Tail spend et achats sauvages : les mesurer et les réduire
Tail spend et achats sauvages : les mesurer et les réduire
- Arnaud
- Temps de lecture estimé : 7 minutes
Un technicien a besoin de cartouches d’encre. Le catalogue du fournisseur référencé est introuvable et la demande d’achat met une semaine à être validée. Il commande sur une plateforme grand public avec sa carte, puis passe la dépense en note de frais. Multipliez la scène par quelques centaines de collaborateurs : ce sont vos achats sauvages.
Pris un par un, ces achats sont petits. Ensemble, ils forment le tail spend, la longue traîne des dépenses : beaucoup de fournisseurs, beaucoup de factures, peu de volume chacun et presque aucun contrat. Les directions achats le savent, mais peu le traitent : seules 4 % des entreprises gèrent activement la majorité de leur tail spend, selon une étude de The Hackett Group.
Cet article donne les définitions, les indicateurs pour mesurer le phénomène chez vous, puis les leviers pour le réduire, du plus simple au plus structurant.
Achats sauvages, maverick buying, tail spend : les définitions
Les achats sauvages sont les achats faits en dehors des circuits validés par l’entreprise : sans contrat, chez un fournisseur non référencé ou sans passer par le processus de commande. Le tail spend est la partie des dépenses dispersée entre beaucoup de petits fournisseurs et de petites commandes. Les deux se recoupent souvent, sans être la même chose.
| Terme | Ce que c'est | Exemple |
|---|---|---|
| Achats sauvages | Des achats faits hors contrat, hors fournisseurs référencés ou hors processus. Le mot décrit une façon d'acheter. | Une commande sur un site grand public, payée par carte puis passée en note de frais |
| Maverick buying (maverick spend) | Le terme anglais pour les achats sauvages ; « maverick spend » désigne le montant de ces dépenses. | Un service qui souscrit seul un logiciel en ligne |
| Tail spend (longue traîne des dépenses) | La part des dépenses répartie entre de nombreux fournisseurs et de petites commandes, peu encadrée par des contrats. Le mot décrit un segment de dépenses. | 600 fournisseurs qui reçoivent chacun moins de 2 000 € par an |
Les ordres de grandeur varient selon les sources : de 5 à 20 % des dépenses, pour la majorité des fournisseurs et des commandes. Seul votre fichier fournisseurs donne le vrai chiffre.
La différence compte pour agir. Un achat du tail spend peut être parfaitement conforme (un petit fournisseur référencé, avec un contrat). Un achat sauvage peut être gros (un logiciel acheté sans passer par les achats). Dans les deux cas, ce sont surtout des achats de classe C : fournitures, petits équipements, maintenance, services ponctuels. On parle aussi de zone grise des achats.
Pourquoi les achats sortent des contrats
Un achat sauvage est rarement de la mauvaise volonté. C’est le chemin le plus court pour quelqu’un qui a un besoin et peu de temps. Les raisons reviennent toujours :
- « Je ne trouve pas le produit. » Le catalogue négocié est un PDF, un fichier Excel ou le site d’un fournisseur parmi dix.
- « La validation prend une semaine. » Le circuit pensé pour un achat de 50 000 € s’applique à un achat de 40 €.
- « C’est urgent. » Une panne, un chantier, un client qui attend.
- « Le fournisseur référencé n’a pas ce qu’il me faut. » Le contrat couvre une partie du besoin seulement.
- « Je ne savais pas qu’il y avait un contrat. » Les accords existent, mais personne ne les voit au moment d’acheter.
Autrement dit, les achats sauvages mesurent l’écart entre le processus prévu et la facilité d’acheter ailleurs.
Ce que coûtent les achats sauvages
Le coût ne se lit pas dans le prix d’un achat isolé. Il s’additionne à quatre endroits :
- Les remises perdues. Un achat hors contrat se paie au prix public. Selon l’étude Hackett, les entreprises économisent aujourd’hui 7 à 10 % sur leur tail spend, et jugent 16 à 20 % possibles.
- Le coût de traitement. Chaque nouveau fournisseur demande une création de compte, des factures à rapprocher et des paiements à suivre, pour quelques centaines d’euros d’achat. Pour le chiffrer chez vous : calculer le coût réel d’un achat de classe C.
- Les risques. Un fournisseur choisi dans l’urgence n’a pas été contrôlé : conformité, assurance, critères RSE.
- La visibilité. Ce que la direction achats ne voit pas, elle ne peut ni le négocier ni le regrouper.
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Mesurer les achats sauvages et le tail spend
Douze mois de factures suffisent pour une première mesure. Pas besoin d’outil dédié : un export de la comptabilité fournisseurs et un tableur font l’affaire.
Les quatres indicateurs :
| Indicateur | Calcul | Ce qu'il montre |
|---|---|---|
| Taux d'achats hors contrat | Dépenses hors contrat ÷ dépenses adressables × 100 | La part des dépenses qui échappe aux accords négociés |
| Concentration fournisseurs | Nombre de fournisseurs qui font 80 % des dépenses, comparé au nombre total | La longueur de votre longue traîne |
| Fournisseurs sous un seuil | Nombre de fournisseurs à moins de 5 000 € par an (seuil à adapter) | Le volume de comptes à créer, suivre et payer pour peu d'achats |
| Taux d'adoption du canal prévu | Commandes passées par le catalogue ou la plateforme ÷ commandes totales | Si le circuit officiel est vraiment utilisé |
Pour situer votre taux : l’APQC relève une médiane de 1,6 % de dépenses non maîtrisées sur 282 organisations qui la mesurent. Un taux bas peut aussi signifier que la mesure oublie une partie des achats, souvent les notes de frais.
La méthode en cinq étapes :
- Extraire douze mois de factures fournisseurs : fournisseur, montant, date, centre de coût, catégorie.
- Classer les fournisseurs par dépense décroissante et calculer le cumul. Ceux qui viennent après 80 % du cumul forment la longue traîne.
- Rapprocher avec la liste des contrats et des fournisseurs référencés. Tout ce qui n’y figure pas est hors contrat.
- Ajouter les notes de frais et les paiements par carte. Une bonne part des achats sauvages n’apparaît jamais en comptabilité fournisseurs.
- Segmenter par catégorie et par service pour choisir où agir en premier : les catégories fréquentes et faciles à cataloguer d’abord.
Pour suivre ces chiffres dans la durée avec le reste de la performance achats : nos indicateurs achats.
Six leviers pour réduire les achats sauvages
La règle est simple : l’achat prévu doit devenir plus rapide que l’achat sauvage. Interdire sans simplifier déplace le problème vers les notes de frais.
| Levier | Effort | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| 1. Rendre les contrats visibles | Faible | Les accords existent mais personne ne les trouve au moment d'acheter |
| 2. Adapter les seuils de validation | Faible | Le même circuit s'applique à 40 € et à 40 000 € |
| 3. Encadrer les cartes d'achat | Moyen | Beaucoup d'achats ponctuels passent en notes de frais |
| 4. Réduire le nombre de fournisseurs | Moyen | Des centaines de fournisseurs pour quelques centaines d'euros chacun |
| 5. Connecter les gros fournisseurs en PunchOut | Moyen | Trois ou quatre fournisseurs équipés portent l'essentiel des achats |
| 6. Ouvrir un catalogue interne multi-fournisseurs | Plus fort | L'offre négociée est dispersée entre de nombreux fournisseurs et de nombreux acheteurs |
- Rendre les contrats visibles. Publiez la liste des fournisseurs référencés, ce qu’ils couvrent et comment commander, là où les équipes cherchent déjà.
- Adapter les seuils de validation. Un budget par service et une validation au-delà d’un montant suffisent pour les petits achats récurrents.
- Encadrer les cartes d’achat. Plafonds, catégories autorisées et justificatif à la source : la dépense reste ponctuelle, mais elle devient visible.
- Réduire le nombre de fournisseurs. Regroupez la longue traîne sur quelques fournisseurs généralistes, ou confiez-la à un prestataire : c’est le principe de l’externalisation des achats de classe C.
- Connecter les gros fournisseurs en PunchOut. L’acheteur commande sur le site du fournisseur aux prix du contrat, depuis votre outil d’achats. Efficace avec quelques fournisseurs, lourd au-delà : le PunchOut expliqué.
- Ouvrir un catalogue interne multi-fournisseurs. Toute l’offre négociée dans un seul catalogue, avec un seul panier et vos règles de validation : les équipes trouvent le bon produit au bon prix plus vite qu’ailleurs. C’est ce que fait une marketplace d’achats interne.
Pour choisir entre ces outils selon votre situation : quel outil pour quel problème.
Questions fréquentes
Non. Il apparaît dès que plusieurs services, sites ou points de vente achètent chacun de leur côté. Dans un réseau de franchisés ou d’agences, il prend la forme d’achats locaux hors des fournisseurs du réseau.
Conclusion : rendre l'achat prévu plus simple que l'achat sauvage
Les achats sauvages ne se réduisent pas par une note de service. Ils reculent quand l’offre négociée devient la plus facile à trouver et à commander. Commencez par mesurer sur douze mois, choisissez deux ou trois catégories fréquentes, puis appliquez le levier qui correspond à votre situation.
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