Centralisation des commandes : sortir le réseau d’Excel
Centralisation des commandes : sortir le réseau d’Excel
- Arnaud
- Temps de lecture estimé : 8 minutes
Quand les franchisés commandent par fichier Excel ou par mail, la tête de réseau perd la main sur trois choses : les prix négociés, les fournisseurs utilisés et les délais. Un portail de commande multi-fournisseurs règle le problème sans imposer d’outil lourd aux points de vente : chaque franchisé commande seul, dans un catalogue que le réseau a négocié.
En France, 2 035 réseaux de franchise font tourner 93 395 points de vente (Fédération française de la franchise, chiffres 2025). Dans beaucoup d’entre eux, les fournitures, la PLV ou les équipements se commandent encore dans un fichier partagé. Voici pourquoi ça dure, ce que ça coûte, les options possibles et la méthode suivie par Orpi pour ses 1 350 agences.
Pourquoi les commandes du réseau restent-elles sur Excel ?
Parce que le fichier ne coûte rien et que tout le monde sait s’en servir. Pas de projet informatique, pas de formation, pas de licence. Quatre raisons font qu’il s’installe durablement :
- L’ERP du siège n’est pas fait pour ça. Il gère les contrats, la facturation et la comptabilité, pas la commande quotidienne de centaines de points de vente auprès de dizaines de fournisseurs.
- Les franchisés sont indépendants. Un outil imposé par la tête de réseau est vécu comme du contrôle. Le fichier, lui, ne dérange personne.
- Chaque fournisseur a son format. L’un envoie un catalogue PDF, l’autre un tarif Excel, le troisième a un site de commande. Le fichier partagé sert de dénominateur commun.
- Ça marche tant que le réseau est petit. Le problème apparaît quand le nombre de points de vente, de références ou de fournisseurs grossit.
Que coûte un réseau qui commande sur Excel ?
Aucun de ces coûts n’apparaît sur une ligne budgétaire. Ils se cachent dans le temps de l’équipe achats et dans les marges perdues.
- La ressaisie. Chaque ligne du fichier est retapée dans le bon de commande du fournisseur, puis vérifiée à la réception. Le siège fait le travail d’un standard téléphonique.
- Les erreurs. Quand Raymond Panko, chercheur à l’université d’Hawaï, a fait auditer 54 tableurs d’entreprise, 49 contenaient des erreurs, soit 91 %. Un code article faux ou une quantité décalée, et c’est un retour, un litige ou un point de vente sans stock.
- Les achats hors réseau. Le franchisé qui ne trouve pas vite ce qu’il cherche commande ailleurs. Le réseau perd le volume qui fonde sa négociation, et avec lui une partie des remises de fin d’année.
- L’absence de données. Impossible de savoir qui achète quoi, à quel prix, ni quel fournisseur tient ses délais. La renégociation annuelle se fait à l’aveugle.
- Les délais. Les commandes sont traitées par lots, la livraison traîne, et les points de vente finissent par commander en urgence, au prix fort.
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Quelles options pour centraliser les commandes des franchisés ?
Cinq familles d’outils existent. Le bon choix dépend moins de la taille du réseau que de son modèle : des franchisés indépendants qui paient eux-mêmes leurs achats n’ont pas les besoins d’un réseau de succursales.
| Option | Ce que ça règle | Limites | Pour quel réseau |
|---|---|---|---|
| Fichier partagé ou formulaire en ligne | Mise en route immédiate, aucun coût | Ressaisie, erreurs, aucune règle de prix ni de validation | Petit réseau, quelques fournisseurs |
| Module achats de l'ERP | Contrats, factures, comptabilité | Pensé pour le siège, pas pour des centaines de points de vente ; catalogues tenus à la main | Réseau de succursales |
| Logiciel e-procurement | Circuit d'approbation, contrôle des dépenses | Conçu pour les achats internes d'une entreprise, pas pour des franchisés qui paient eux-mêmes | Grand groupe intégré |
| PunchOut vers les sites fournisseurs | Catalogues à jour chez chaque fournisseur | Un panier par fournisseur, une intégration à refaire pour chacun | Peu de fournisseurs, déjà équipés |
| Portail de commande multi-fournisseurs | Un catalogue, un panier, des prix par profil, des fournisseurs qui gèrent leurs offres | Un projet de déploiement et l'animation des fournisseurs | Franchises, coopératives, fédérations |
Le portail multi-fournisseurs est la seule option qui garde l’autonomie du franchisé tout en donnant au réseau la main sur les prix et les fournisseurs. C’est le principe de créer une centrale d’achat numérique, sans stock au siège.
Comment fonctionne un portail de commande multi-fournisseurs ?
La tête de réseau ne stocke rien et ne ressaisit rien : elle choisit les fournisseurs, fixe les règles et pilote. Le parcours tient en six étapes :
- Le réseau référence ses fournisseurs et négocie les conditions : prix, minimums de commande, délais.
- Chaque fournisseur publie son catalogue et le tient à jour lui-même, par import de fichier, saisie en ligne ou connexion à son système.
- Le franchisé se connecte et voit les prix de son profil. Il remplit un seul panier, même s’il contient les produits de plusieurs fournisseurs.
- La commande est éclatée automatiquement vers chaque fournisseur, qui expédie et facture.
- Le paiement est réparti entre les fournisseurs. Le réseau peut prélever une commission qui finance son animation.
- Le siège suit tout : volumes par point de vente, prix payés, délais tenus, litiges.
Orpi : 1 350 agences, un seul portail de commande
Orpi, premier réseau immobilier de France en nombre de points de vente, est organisé en coopérative : chacune de ses 1 350 agences est indépendante. Les commandes de supports et d’objets promotionnels étaient dispersées, longues à traiter et sans visibilité sur les stocks.
Le réseau a lancé Orpi Market, une plateforme d’achats fermée et multi-fournisseurs, avec des tarifs adaptés au profil de chaque agence et un panier unique.
« Nous avions besoin d’une solution d’achats capable de rationaliser et de simplifier la gestion de notre centrale d’achat, notamment pour les supports et les objets promotionnels utilisés sur les lieux de vente. »
Direction des achats, Orpi Market.
| Résultat | Valeur |
|---|---|
| Devis transformés en commandes | 90 % |
| Délai moyen de la commande à la livraison | 3 jours |
| Délai de paiement des fournisseurs | 5 jours |
| Part des achats amortie par les commissions | 3,5 % |
Comment déployer sans braquer les franchisés ?
Un franchisé adopte un outil qui lui fait gagner du temps ou de l’argent, pas un outil qu’on lui impose. Les réseaux qui réussissent suivent à peu près le même ordre :
- Commencer par une famille d’achats fréquente et visible, comme la PLV, les fournitures ou les objets promotionnels. C’est par là qu’Orpi a commencé.
- Référencer d’abord les fournisseurs que les franchisés utilisent déjà. Le portail remplace un geste connu au lieu d’en imposer un nouveau.
- Rendre le portail plus simple que le fichier : une connexion, un panier, l’historique des commandes, le suivi de livraison.
- Afficher le gain : le prix négocié face au prix public, le délai de livraison annoncé.
- Ne pas commencer par l’obligation. Le contrat de franchise fixe ce que le réseau peut imposer ; dans les faits, l’adoption suit le prix et la simplicité.
- Mesurer dès le premier mois : part des commandes passées par le portail, délai moyen, nombre de fournisseurs actifs, achats hors réseau.
Pour aller plus loin sur la relation avec les points de vente : digitaliser ses franchisés sans les cannibaliser.
Questions fréquentes
La centrale d’achat est l’organisation qui négocie pour le réseau. Le portail de commande est l’outil qui permet aux points de vente de commander aux conditions négociées, sans passer par le siège.
Non. L’ERP garde la comptabilité et les contrats. Le portail gère la commande des points de vente et lui transmet les données utiles.
C’est le contrat de franchise qui le détermine. Dans la pratique, un portail plus simple et moins cher que les alternatives est adopté sans contrainte.
Avec une solution SaaS comme Origami Marketplace, le réseau peut être opérationnel en moins de quatre mois. Le rythme dépend surtout du nombre de fournisseurs à intégrer au départ.
Le réseau, les fournisseurs, ou les deux. Une commission sur les ventes des fournisseurs peut financer tout ou partie du coût : chez Orpi, elle amortit 3,5 % des achats.
Conclusion : passer du fichier partagé au portail de commande
Un réseau qui commande sur Excel ne perd pas d’argent d’un coup : il en perd un peu à chaque ressaisie, à chaque achat passé hors réseau, à chaque renégociation menée sans données. Centraliser les commandes, c’est récupérer ces trois leviers sans retirer leur autonomie aux franchisés.
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Sources
- Fédération française de la franchise, indicateurs 2025 (mars 2026) : 2 035 réseaux, 93 395 points de vente franchisés.
- Computerworld, audits de tableurs de Raymond Panko (2004) : 49 tableurs sur 54 contenaient des erreurs.
- Cas client Orpi, Origami Marketplace : résultats chiffrés et citation.
