PunchOut : Fonctionnement, avantages et alternative B2B

Arnaud
2024-11-04
11 minutes de lecture

Le PunchOut a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent leurs achats B2B en simplifiant et en automatisant les processus complexes d’approvisionnement. Grâce à cette technologie, les acheteurs peuvent accéder directement aux catalogues en ligne des fournisseurs depuis leur propre système ERP ou e-procurement, sans avoir à naviguer sur de multiples plateformes. Cependant, avec les évolutions récentes du commerce numérique, des solutions comme les marketplaces B2B apportent également des réponses innovantes. Cet article explore en détail le fonctionnement du PunchOut, ses avantages historiques, ses limites actuelles, et comment le modèle de la marketplace B2B offre une alternative qui améliore l’expérience utilisateur.

Qu’est-ce que le PunchOut et pourquoi a-t-il révolutionné l’approvisionnement B2B ?
A. Évolution des pratiques traditionnelles vers le digital
B. Définition et fonctionnement simplifié
Les types de PunchOut et leurs applications
A. Protocoles standards : cXML et OCI
B. Niveaux de PunchOut : Level 1 vs Level 2
C. Catalogues PunchOut statiques vs dynamiques
Les avantages spécifiques du PunchOut pour le B2B
A. Automatisation, centralisation et gestion des coûts
B. Personnalisation, conformité et expérience utilisateur améliorée
C. Réduction des erreurs et amélioration de la productivité
D. Zéro maintenance et mise à jour en temps réel
PunchOut classique ou intégré à une marketplace B2B : Quelle solution choisir aujourd’hui ?
A. Comparaison avec les catalogues hébergés et les solutions modernes
B. Simplification du parcours d’achat et paiement intégré
Cas d’usage : Orpi optimise la personnalisation des produits dérivés avec le PunchOut intégré

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1. Qu'est-ce que le PunchOut et pourquoi a-t-il révolutionné l'approvisionnement B2B ?

A. Évolution des pratiques traditionnelles vers le digital

Avant l’adoption des solutions digitales, les processus d’achat B2B reposaient sur des catalogues papier ou analogiques. Les acheteurs devaient consulter manuellement ces catalogues pour obtenir des informations sur les produits, les prix et les conditions générales de vente. Ils transféraient ensuite les détails dans un bon de commande manuel, entraînant des erreurs fréquentes et des délais de traitement importants. Ces méthodes traditionnelles étaient non seulement coûteuses et lentes, mais également peu adaptées aux besoins modernes de flexibilité et de rapidité.

Le PunchOut a permis de révolutionner ces pratiques en offrant une méthode dématérialisée et intégrée, où les acheteurs peuvent accéder directement aux produits depuis leur système interne, parcourir les offres actualisées en temps réel et finaliser leurs commandes sans quitter leur environnement habituel.

B. Définition et fonctionnement simplifié

Le PunchOut est une technologie d’e-procurement permettant aux entreprises de se connecter à la boutique en ligne d’un fournisseur directement depuis leur système ERP ou e-procurement. L’acheteur est redirigé vers le site du fournisseur pour configurer et sélectionner des produits. Les informations sont ensuite transférées dans le système d’achat de l’entreprise sous forme de demande d’achat pour validation et traitement, assurant ainsi une intégration fluide des processus d’achat.

Voici comment fonctionne le processus PunchOut B2B étape par étape :

Connexion au système d’achat : L’acheteur se connecte à son ERP ou plateforme e-procurement et accède aux catalogues de fournisseurs intégrés.
Sélection du catalogue PunchOut : L’acheteur sélectionne le catalogue du fournisseur souhaité, configuré pour rediriger vers le site du fournisseur via une connexion sécurisée.
Redirection vers le PunchOut Store : L’acheteur est dirigé vers le site web du fournisseur, qui contient des informations personnalisées comme les prix négociés et les conditions contractuelles spécifiques.
Sélection et ajout des produits au panier : L’acheteur parcourt les produits sur le site PunchOut, les ajoute au panier et « valide » sa sélection.
Retour au système d’achat avec le panier : Les informations du panier sont automatiquement transférées au système d’achat de l’acheteur pour validation.
Validation de la commande : L’acheteur revoit le panier et suit les étapes internes de validation (approbations, vérification des budgets, etc.).
Envoi de la commande au fournisseur : Une fois validée, la commande est générée et envoyée électroniquement au fournisseur via EDI ou cXML.
Gestion de la livraison et du paiement : Le fournisseur expédie les produits, envoie les notifications de livraison et les factures via des systèmes complexes. Le paiement est effectué selon les termes convenus ou d’autres solutions interconnectées .

Ce processus permet aux acheteurs de gérer l’ensemble du flux de commande depuis leur environnement de travail habituel, garantissant normalement une expérience d’achat plus rapide, précise et simplifiée.

“Les entreprises doivent considérer l'automatisation et l'intégration de leurs processus d'achat comme une priorité pour rester compétitives. Le PunchOut offre une solution puissante pour centraliser les commandes directement depuis un ERP, ce qui permet de réduire considérablement les coûts administratifs et de minimiser les erreurs humaines. En optant pour des catalogues PunchOut, les acheteurs peuvent profiter d'une expérience fluide et bénéficier de mises à jour en temps réel des produits et des prix. C'est un véritable atout pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs processus d'approvisionnement.”

Alexandre Duquenoy

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2. Les types de PunchOut et leurs applications

Le PunchOut est une technologie flexible qui s’adapte aux besoins variés des entreprises en matière de gestion d’achats B2B. Il existe plusieurs types de PunchOut, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques pour faciliter les processus d’approvisionnement. Voici un aperçu des principaux types et de leurs applications.

A. Protocoles standards : cXML et OCI

Les catalogues PunchOut reposent principalement sur deux protocoles couramment utilisés pour permettre la communication entre les systèmes d’achat des entreprises (ERP ou plateformes e-procurement) et les sites e-commerce des fournisseurs :

cXML (Commerce eXtensible Markup Language) : Ce protocole est largement adopté par des plateformes telles que Ariba et Coupa. Il facilite les échanges de données entre les systèmes d’achat et les boutiques en ligne des fournisseurs, permettant une intégration fluide et une gestion précise des informations de commande.
OCI (Open Catalog Interface) : Utilisé principalement avec les systèmes SAP, l’OCI permet aux entreprises d’intégrer directement les catalogues de fournisseurs dans leur ERP. Cela offre une expérience d’achat unifiée, où les utilisateurs peuvent accéder aux informations et aux produits directement depuis leur système interne.

Ces protocoles garantissent que les informations échangées sont précises, sécurisées et à jour, offrant ainsi aux entreprises une meilleure visibilité et un contrôle accru sur leurs achats.

B. Niveaux de PunchOut : Level 1 vs Level 2

Les PunchOut se déclinent en deux niveaux distincts, offrant des expériences d’achat différentes en fonction des besoins des entreprises.

Level 1 PunchOut : Le PunchOut de niveau 1 nécessite que les utilisateurs accèdent individuellement aux catalogues des fournisseurs via leur système d’achat. Lorsqu’un utilisateur souhaite acheter un produit, il doit se connecter au système e-procurement, sélectionner le fournisseur et accéder à son catalogue via une redirection vers le site du fournisseur. Bien que cela permette de consulter les produits et de bénéficier de conditions personnalisées, il peut être fastidieux de devoir ouvrir plusieurs catalogues pour comparer les offres de différents fournisseurs.
Level 2 PunchOut : Le PunchOut de niveau 2 simplifie ce processus en intégrant directement les produits des fournisseurs dans les résultats de recherche du système d’achat de l’entreprise. Cela signifie que les utilisateurs peuvent rechercher des produits spécifiques directement depuis leur ERP ou plateforme e-procurement, et voir les liens produits avec les noms des fournisseurs intégrés dans les résultats de recherche. Cette fonctionnalité rend l’expérience d’achat plus fluide et plus intuitive, permettant une comparaison rapide entre les offres de différents fournisseurs sans devoir accéder à chaque catalogue individuellement.

Le choix entre un PunchOut de niveau 1 et de niveau 2 dépend des besoins de l’entreprise en matière de flexibilité, de comparaison et de gestion des fournisseurs. Les PunchOut de niveau 2 offrent généralement une expérience plus moderne et optimisée, en particulier pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs fournisseurs.

C. Catalogues PunchOut statiques vs dynamiques

Outre les différences de protocoles et de niveaux, il est important de distinguer les catalogues PunchOut dynamiques des solutions de catalogue statiques, souvent appelées catalogues hébergés (CIF).

Catalogues hébergés (CIF) : Ces catalogues sont des fichiers numériques statiques que les fournisseurs transmettent aux acheteurs. Ils nécessitent des mises à jour manuelles pour refléter les changements de prix, de disponibilité ou de spécifications des produits. Bien qu’ils soient simples à mettre en œuvre, ils présentent des inconvénients liés à l’absence de mises à jour en temps réel, ce qui peut entraîner des erreurs ou des incohérences dans les commandes.
Catalogues PunchOut dynamiques : Les catalogues PunchOut permettent aux acheteurs d’accéder directement aux sites e-commerce des fournisseurs, garantissant ainsi des informations toujours à jour. Les prix, la disponibilité et les promotions sont actualisés en temps réel, ce qui minimise les erreurs et offre une plus grande transparence. De plus, les utilisateurs peuvent bénéficier d’une personnalisation accrue des produits et de conditions d’achat spécifiques, le tout sans quitter leur système d’achat habituel.

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3. Les avantages spécifiques du PunchOut pour le B2B

A. Automatisation, centralisation et gestion des coûts

Le PunchOut permet aux entreprises de centraliser leurs processus d’achat B2B, réduisant ainsi les coûts administratifs grâce à l’automatisation. Grâce à une meilleure visibilité des dépenses et au contrôle renforcé des processus d’achat, les acheteurs peuvent profiter de remises personnalisées et de tarifs pré-négociés avec des fournisseurs approuvés. Cela se traduit par une réduction des coûts de main-d’œuvre, une augmentation de la précision des bons de commande et une réduction des achats non intentionnels.

B. Personnalisation, conformité et expérience utilisateur améliorée

Les catalogues PunchOut offrent la possibilité de personnaliser les produits, de bénéficier de remises négociées et de garantir que les politiques d’achat de l’entreprise sont respectées. Cette intégration assure que les achats sont conformes aux accords contractuels et que les produits sont fournis par les fournisseurs agréés, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des relations clients-fournisseurs. De plus, le PunchOut assure une expérience d’achat transparente qui ressemble à l’accès direct au site du fournisseur, simplifiant la navigation et la configuration des commandes.

C. Réduction des erreurs et amélioration de la productivité

En automatisant la saisie des informations et en intégrant directement les données entre les systèmes, le PunchOut réduit considérablement les erreurs humaines liées aux doubles saisies ou aux incohérences dans les commandes. Cela améliore non seulement la précision des commandes, mais permet également aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

D. Zéro maintenance et mise à jour en temps réel

L’un des avantages majeurs des catalogues PunchOut est qu’ils sont gérés et mis à jour par les fournisseurs. Les entreprises clientes n’ont donc pas à se soucier de la maintenance ou de la mise à jour des informations sur les produits. Les fournisseurs s’assurent que les données relatives aux stocks, aux prix et aux délais de livraison sont constamment actualisées, garantissant une précision et une disponibilité optimales.

4. PunchOut classique ou intégré à une marketplace B2B : Quelle solution choisir aujourd'hui ?

A. Comparaison avec les catalogues hébergés

Les catalogues hébergés sont des solutions statiques qui nécessitent des mises à jour manuelles et sont souvent utilisés pour des produits stratégiques ou des listes d’articles limités. En revanche, le PunchOut, avec sa capacité à se mettre à jour en temps réel, est mieux adapté aux offres dynamiques et larges, permettant une gestion des produits plus fluide et flexible.

B. Simplification du parcours d’achat et paiement intégré avec les marketplaces B2B

Les marketplaces B2B modernes ont évolué pour offrir une expérience d’achat encore plus intégrée que le PunchOut traditionnel. Plutôt que de rediriger les acheteurs vers des plateformes externes, les marketplaces permettent de gérer toutes les étapes de l’achat (sélection, personnalisation, paiement) directement sur une seule et unique interface. Cela simplifie considérablement le parcours d’achat, réduit les coûts et améliore l’efficacité. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les produits en fonction de leurs besoins spécifiques et bénéficier de paiements intégrés, simplifiant ainsi la gestion financière.

Voici comment fonctionne le processus PunchOut B2B via une marketplace intégrée, étape par étape :

Connexion au système d’achat : L’acheteur professionnel se connecte à la marketplace B2B de manière sécurisée et accède aux différentes références des fournisseurs intégrées.
Sélection du produit personnalisable : L’acheteur choisit la catégorie ou le produit du fournisseur souhaité, mais au lieu de quitter la marketplace, il reste sur le site et peut personnaliser via une interface dédiée, intégrée directement.
Personnalisation sur le PunchOut intégré : L’acheteur configure le produit selon ses besoins (options de taille, couleur, caractéristiques spécifiques, etc.), sans être redirigé vers un site externe. Cette approche garantit une navigation fluide et rapide.
Sélection et ajout des produits au panier unifié : Les produits sélectionnés, y compris les personnalisations, sont ajoutés au panier centralisé de la marketplace. Cela permet de gérer plusieurs fournisseurs en une seule commande.
Validation de la commande : L’acheteur vérifie le panier unifié dans la marketplace.Tout se fait sans quitter l’interface de la plateforme, ce qui simplifie et accélère le processus.
Envoi de la commande au(x) fournisseur(s) : Une fois la commande confirmée, elle est automatiquement répartie entre les fournisseurs concernés et envoyée directement depuis la marketplace. La personnalisation client est déjà conforme avec le BAT validé.
Gestion de la livraison et du paiement : Les fournisseurs reçoivent les commandes, expédient les produits, et les informations de livraison sont mises à jour directement dans la marketplace. Les factures sont générées automatiquement et regroupées pour simplifier la gestion des paiements.

Avec la mise en place d’une marketplace B2B intégrée, le processus est plus fluide et rapide, car les acheteurs n’ont pas à basculer entre plusieurs sites. Le panier unifié réduit les risques d’erreurs et simplifie la facturation, tout en offrant aux entreprises et franchisés une meilleure gestion de leurs achats et un plus grand choix de produits.

“Aujourd'hui, les marketplaces B2B apportent une nouvelle dimension à la gestion des achats professionnels. Elles offrent une interface unifiée pour tout le processus d'achat, de la sélection du produit au paiement intégré. Contrairement aux solutions Punchout classiques, les marketplaces permettent de gérer plusieurs fournisseurs sur une seule plateforme, ce qui simplifie le parcours d'achat et optimise la gestion des commandes. C'est une solution idéale pour les entreprises cherchant à améliorer l'efficacité de leurs achats et à simplifier leur gestion financière.”

Antoine Mantel

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5. Cas d'usage : Orpi optimise la personnalisation des produits dérivés avec le PunchOut intégré

Orpi, l’un des plus grands réseaux immobiliers de France, s’est toujours distingué par son esprit d’innovation et sa volonté d’optimiser ses processus pour mieux servir ses franchisés. Dans cette optique, Orpi a mis en place aux côtés de notre équipe une marketplace sécurisée et privée pour centraliser les achats de goodies et produits dérivés. Grâce à l’intégration du PunchOut, cette plateforme permet à chaque franchisé de personnaliser et commander facilement des produits auprès de plusieurs fournisseurs, sans jamais quitter l’environnement digital du groupe.

Un processus simplifié et efficace pour les franchisés

La solution Punchout intégrée permet aux franchisés de bénéficier d’un parcours d’achat fluide et intuitif. Ils accèdent directement aux catalogues de produits dérivés via la marketplace Orpi, où ils peuvent personnaliser leurs commandes (ajout de logos, choix de couleurs, formats spécifiques, etc.) sans être redirigés vers d’autres sites. Les informations nécessaires, comme les prix négociés et les conditions spécifiques au réseau, sont préenregistrées, ce qui facilite le processus de configuration et garantit la conformité avec les standards de la marque.

Orpi PunchOut - Marketplace B2B - Centrale d'achats

Validation instantanée et gain de temps considérable

L’un des grands atouts de cette intégration est la validation instantanée du BAT (Bon à Tirer) directement via la marketplace. Grâce aux informations pré-ajoutées et aux éléments graphiques conformes à la charte Orpi, le processus de vérification est accéléré, éliminant les échanges chronophages et les risques d’erreurs. Les franchisés peuvent ainsi passer leurs commandes en quelques clics, sans perte de temps, tout en ayant la garantie que leurs produits sont aux normes de la marque.

Des avantages clés pour Orpi et son réseau

Prix déjà négociés et référencés : Les franchisés bénéficient de tarifs exclusifs et négociés en amont par la centrale d’achat, ce qui leur permet de réaliser des économies sans avoir à négocier eux-mêmes.
Personnalisation sans effort : La personnalisation des produits est intégrée directement dans la marketplace, assurant une expérience utilisateur simplifiée et une cohérence graphique pour la marque.
Références uniques pour le réseau : Tous les produits disponibles sont conçus spécifiquement pour Orpi, garantissant une identité de marque forte et homogène à travers le réseau.
Gain de temps pour la centrale : En automatisant les processus d’achat et de personnalisation via la plateforme, la centrale Orpi optimise la gestion des commandes et réduit le temps passé à traiter des demandes individuelles, ce qui permet à ses équipes de se concentrer sur des tâches stratégiques.

Une solution stratégique pour renforcer l’identité de la marque

Pour Orpi, l’adoption de cette marketplace avec PunchOut intégré a non seulement simplifié et optimisé la gestion des achats pour ses franchisés, mais aussi renforcé l’autonomie et la satisfaction de ces derniers. Les franchisés peuvent désormais commander facilement et rapidement des produits dérivés personnalisés, tout en respectant l’identité de la marque. De plus, en centralisant les transactions et en optimisant la logistique, la centrale d’achat peut ajuster son offre et gérer les fournisseurs avec une grande flexibilité.

Orpi démontre ainsi avec Origami Marketplace comment une solution digitale innovante peut transformer la gestion des achats B2B, et offrir un avantage concurrentiel significatif dans un secteur où chaque gain de temps et d’efficacité compte. Pour en savoir plus sur ce développement, téléchargez l’étude de cas détaillée et découvrez comment créer une centrale d’achats performante, capable de générer des revenus additionnels et d’accroître l’autonomie de votre réseau.