Modèle Cahier des Charges Solution Achats – XLSX / CSV
- Arnaud
- 6 minutes de lecture
La digitalisation des achats est aujourd’hui un levier de performance critique pour les Directions Achats et les DSI. Qu’il s’agisse de sécuriser la relation fournisseur, d’automatiser le Procure-to-Pay (P2P) ou de rationaliser les dépenses, la réussite du projet repose sur une fondation unique : la définition du besoin.
Avant de lancer une consultation éditeur (RFP achats), il est impératif d’aligner toutes les parties prenantes autour d’un document de référence unique. Pour vous faire gagner des semaines de cadrage, nous mettons à votre disposition un modèle de cahier des charges pour solution de gestion des achats, structuré et prêt à l’emploi.
1. Pourquoi le cahier des charges est-il vital pour votre projet achats ?
L’implémentation d’un outil achats impacte l’ensemble de l’entreprise : demandeurs, comptabilité, approvisionnements et IT. Sans un cadrage précis, le risque de dérive fonctionnelle (« scope creep ») ou budgétaire est élevé.
Ce document remplit 4 fonctions stratégiques :
- Cadrer le périmètre S2P : S’agit-il uniquement de la gestion des demandes d’achat ou d’une suite complète (Sourcing, Contrats, Facturation) ?
- Aligner Achats et DSI : Traduire les besoins métiers en exigences techniques (sécurité, intégration SI) pour valider la faisabilité en amont.
- Comparer les offres de manière objective : Créer une grille de lecture commune pour évaluer objectivement les réponses lors de la sélection de la solution achats. Les critères d’évaluation incluent l’évaluation financière (TCO), opérationnelle (délais de déploiement, adoption), et stratégique (évolutivité, innovation).
- Sécuriser le déploiement : en exigeant la formalisation des problématiques et enjeux clés, il réduit les avenants et garantit le respect du planning défini.
2. Que contient notre modèle fichier XLSX/CSV ?
Ce modèle a été conçu pour couvrir l’intégralité du cycle de vie d’un projet de digitalisation. Il sert de guide pour ne rien oublier lors de votre cadrage projet achats.
1. Contexte et enjeux métiers
Cette section vous aide à cartographier votre organisation et à définir les attentes de votre projet.
- Structure et organisation : description de votre société et de la volumétrie actuelle (nombre de fournisseurs, commandes, etc.).
- Objectifs stratégiques : indication des objectifs prioritaires (gains de productivité, amélioration du pilotage stratégique, etc).
- Enjeux opérationnels : quantification des freins actuellement rencontrés sur le cycle d’achat (temps passé à consulter, identifier et comparer des offres) et le temps moyen de traitement d’une commande, par exemple. Plus largement, le cahier des charges vise à recenser l’ensemble des problématiques ou des risques identifiés qui motivent le recours à une consultation.
2. Grille des besoins fonctionnels
Le modèle détaille les fonctionnalités standards, structurées autour des modules clés pour la digitalisation de vos politiques achats:
- Sourcing : intégration des fournisseurs et de leurs offres avec processus de normalisation et d’approbation de la donnée.
- eProcurement (P2R) : digitalisation complète du cycle d’achat, fluidité de l’expérience utilisateur B2B et gestion des achats complexes (commandes en mode PunchOut).
- Supplier Experience Management (SRM) : centralisation des données fournisseurs, suivi des risques et de la performance (KPI), avec un processus de conformité.
- E-Invoicing : sécurisation des flux de paiement, automatisation du rapprochement comptable et de la génération des factures.
- Suivi d’activité (outils BI) : traçabilité des données achats et suivi des indicateurs de performance.
3. Exigences techniques (Section DSI)
Cette section est indispensable pour sécuriser l’intégration de la solution dans votre écosystème existant :
- Architecture et évolutivité : API, connecteurs ERP (SAP, Sage, Microsoft Dynamics…), flexibilité de la solution.
- Sécurité (SSO) : Gestion des identités, rôles et droits d’accès.
- Hébergement & Data : Conformité RGPD, localisation des données, SLA.
Lors de la rédaction de votre cahier des charges, il est important d’anticiper l’évolution du marché. Au-delà des fonctionnalités, l’architecture de la solution conditionne son agilité.
Aujourd’hui, trois modèles coexistent et doivent être évalués selon votre structure :
- L’ERP (Module Achat) : Idéal pour l’intégration native, mais souvent rigide pour l’utilisateur final.
- Le « Best-of-Breed » (SaaS spécialisé) : Très performant sur une brique précise (ex: Sourcing), mais nécessite des intégrations.
- L’architecture Marketplace B2B : Une tendance forte pour les organisations cherchant à créer une centrale d’achats ou unifier plusieurs entités. Elle permet de décentraliser la gestion des catalogues fournisseurs tout en gardant un contrôle centralisé.
→ Expliquer votre projet à notre expert
3. Téléchargez le modèle de cahier des charges : Solution Achats
Ne partez pas d’une page blanche. Ce kit de démarrage contient :
- ✅ La structure complète du document.
- ✅ Une liste de +100 critères fonctionnels et techniques.
Remplissez le formulaire ci-dessous pour recevoir le fichier immédiatement :
Un projet de digitalisation des achats réussi commence par une vision claire. Ce modèle de cahier des charges vous donne la structure nécessaire pour interroger le marché efficacement.
Une fois vos besoins cadrés, si vous cherchez une solution capable de gérer des flux complexes avec la souplesse d’une plateforme e-commerce, nous vous invitons à découvrir l’approche Solution Achats Origami.
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Discutons-en. Notre expertise ne se limite pas à l’outil. Nous vous aidons à structurer votre projet avec la bonne méthode pour garantir son succès.
Foire Aux Questions (FAQ) sur les Solutions Achats :
C’est un travail collaboratif. La Direction Achats définit les processus métiers, la DSI valide les contraintes techniques, et la Finance précise les besoins de reporting.
Oui. Précisez vos besoins d’intégration (API, ERP), d’hébergement (SaaS, On-premise) et de sécurité (SSO) pour écarter les solutions incompatibles avec votre SI.
Ce modèle couvre l’ensemble du processus Source-to-Pay (S2P). Il inclut le sourcing, la gestion de l’information produit, la relation et la gestion des risques fournisseurs, la facturation, ainsi que le pilotage stratégique des achats.
Oui. Ce modèle est adapté aussi bien à la gestion des achats internes d’une organisation qu’aux besoins des structures souhaitant centraliser et gérer les achats de plusieurs entités.
Oui. Une section spécifique est dédiée aux « Exigences techniques », couvrant à la fois les besoins d’interopérabilité et de synchronisation avec des systèmes tiers, ainsi que l’évaluation des critères de sécurité, d’hébergement et de conformité au RGPD.
Oui. Le modèle couvre à la fois la gestion avancée des risques fournisseurs (KYB, suivi des performances, etc.) et les achats complexes (commandes PunchOut, devis digitalisés, etc.).
Le modèle permet d’inscrire des critères ESG/RSE et de les communiquer à l’éditeur via la colonne « Informations supplémentaires à communiquer à l’éditeur ».
