Pourquoi la digitalisation des achats réduit le TCO ?
- Arnaud
- 10 minutes de lecture
Face à une pression économique croissante, la digitalisation des achats n’est plus une option mais une nécessité stratégique. Cet article démontre comment une approche numérique permet de réduire significativement le Coût Total de Possession (TCO), en allant bien au-delà du simple prix d’achat.
Alors que la réduction des coûts est redevenue la priorité N°1 pour 77% des directions achats en 2024, les solutions digitales apportent des réponses concrètes : l’e-procurement peut par exemple générer de 5 à 10% d’économies sur les achats et l’IA jusqu’à 15% en moyenne. Au cœur de cette transformation, le modèle marketplace se révèle être un outil révolutionnaire, capable de rationaliser les dépenses et de fluidifier les processus, avec un retour sur investissement rapide.
Au-delà des gains financiers, cette digitalisation entraîne une mutation profonde du métier d’acheteur. Libéré des tâches opérationnelles, il devient un partenaire stratégique, un expert de la donnée et un architecte de la relation fournisseur, créant une valeur durable pour toute l’entreprise.
- L’enjeu stratégique de la digitalisation des achats
- Comprendre le TCO: Au-delà du prix d’achat
- Comment la digitalisation transforme chaque composante du TCO
- La transformation humaine : L’Acheteur Augmenté par la data et l’IA
- Les technologies clés de la digitalisation des achats
- La marketplace interne: révolution du modèle d’achat
- Mesurer le ROI de la digitalisation des achats
- Mise en œuvre: stratégies et bonnes pratiques
- Défis et perspectives d’avenir
- Vers une fonction achats augmentée
1. L'enjeu stratégique de la digitalisation des achats
Dans une économie marquée par l’inflation et la volatilité des marchés, les entreprises sont plus que jamais contraintes d’optimiser leurs dépenses pour maintenir leur compétitivité. Au cœur de cette quête d’efficience, la fonction achats émerge comme un levier stratégique majeur. Loin de se limiter à la simple négociation des prix, elle est désormais appelée à orchestrer une transformation profonde, celle de la digitalisation des achats, avec un objectif clair: la réduction du Coût Total de Possession (TCO).
La digitalisation des achats, c’est l’intégration des technologies numériques à l’ensemble du processus d’approvisionnement, de l’identification du besoin à la gestion des fournisseurs, en passant par la commande et le paiement. Cette démarche va bien au-delà de la simple automatisation; elle vise à créer un écosystème achats plus agile, transparent et performant.
Le TCO, ou Total Cost of Ownership, est une approche holistique qui englobe tous les coûts directs et indirects liés à un bien ou un service tout au long de son cycle de vie. Il ne s’agit plus seulement du prix d’achat initial, mais de l’ensemble des dépenses engagées depuis l’acquisition jusqu’à la fin de vie du produit ou service. La digitalisation offre des outils puissants pour analyser, maîtriser et réduire ces coûts cachés, transformant ainsi la fonction achats en un véritable centre de profit.
Dans les parties suivantes de cet article, nous allons explorer comment la digitalisation agit sur chaque composante du TCO, quelles sont les technologies clés à maîtriser, et comment des solutions innovantes comme le modèle marketplace peuvent révolutionner votre approche des achats.
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2. Comprendre le TCO : Au-delà du prix d'achat
Traditionnellement, le TCO se décompose en quatre catégories principales :
- Les coûts d’acquisition : Ils incluent le prix d’achat, mais aussi les coûts de sourcing (recherche et qualification des fournisseurs), les frais de négociation, les coûts administratifs liés à la passation de commande, et les frais de transport et de douane.
- Les coûts de possession : On y retrouve les frais de stockage, les coûts d’assurance, les taxes, les frais de gestion des stocks et les coûts liés à l’obsolescence ou à la dépréciation de l’actif.
- Les coûts d’utilisation : Ils englobent les dépenses en énergie, les consommables, les coûts de maintenance (préventive, corrective, prédictive), la formation du personnel et les coûts liés aux temps d’arrêt.
- Les coûts de fin de vie : Ils comprennent les frais de démantèlement, de recyclage, de destruction, ou encore les coûts liés à la revente ou à la cession de l’actif. La conformité aux réglementations environnementales peut également engendrer des coûts importants.
Pour les directions achats, l’analyse du TCO est cruciale car elle favorise une approche plus stratégique où la valeur à long terme prime sur le gain à court terme.
3. Comment la digitalisation transforme chaque composante du TCO
La digitalisation est un catalyseur qui permet d’optimiser chaque phase du cycle de vie d’un bien, et par conséquent, de réduire significativement le TCO.
3.1 Réduction des coûts d’acquisition
- Automatisation des processus Procure-to-Pay : L’adoption de solutions d’e-procurement permet d’automatiser des étapes clés comme la création des demandes d’achat, la gestion des appels d’offres et le traitement des factures. Cette automatisation réduit drastiquement les coûts administratifs et les risques d’erreurs humaines. Les entreprises qui adoptent l’e-procurement peuvent réduire leurs coûts d’achat de 5 à 10%.
- Meilleur sourcing fournisseurs et négociation : Les plateformes digitales offrent une visibilité sans précédent sur un large éventail de fournisseurs. L’accès à des bases de données enrichies et aux historiques de performance permet de négocier de meilleures conditions. L’intelligence artificielle peut réduire jusqu’à 80% le temps consacré aux tâches de base et automatiser jusqu’à 75% des tâches achats.
- Contrôle des achats sauvages (Maverick Buying) : La digitalisation permet de centraliser les informations et d’imposer des règles de conformité. Les catalogues électroniques et les workflows de validation garantissent que les achats sont effectués auprès de fournisseurs référencés, ce qui met fin aux achats sauvages.
3.2 Optimisation du coût de possession
- Gestion des stocks optimisée : Les systèmes de gestion des stocks digitalisés permettent un suivi en temps réel des niveaux de stocks. L’automatisation des réapprovisionnements évite le sur-stockage coûteux et les ruptures de stock préjudiciables.
- Suivi et traçabilité améliorés : La digitalisation offre une visibilité complète sur le cycle de vie des commandes. Les outils de traçabilité numérique (RFID, codes-barres) permettent de suivre précisément l’emplacement et l’état des biens, ce qui réduit les litiges avec les fournisseurs et les coûts associés aux pertes.
3.3 Maitrise des coûts d’utilisation
- Maintenance prédictive et IoT : Grâce à l’Internet des Objets (IoT), la maintenance n’est plus seulement préventive ou curative, mais devient prédictive. Des capteurs collectent des données qui, une fois analysées par l’IA, permettent d’anticiper les pannes, de réduire les temps d’arrêt et d’optimiser les coûts de maintenance.
- Analyse de l’utilisation et optimisation des consommables : Les données collectées sur l’usage des biens permettent d’identifier des opportunités d’optimisation, comme la réduction de la consommation d’énergie ou des déchets.
3.4 Diminution du coût de fin de vie
- Traçabilité et conformité réglementaire : Les outils numériques assurent une traçabilité complète des matériaux, ce qui est crucial pour gérer efficacement le recyclage et garantir la conformité aux réglementations environnementales, évitant ainsi d’éventuelles sanctions.
- Optimisation du démantèlement et de la revente : Une meilleure connaissance du produit grâce aux données centralisées facilite son démantèlement et permet d’identifier les pièces réutilisables ou revendables, transformant un coût en source de revenus. Le marché du reconditionné est en pleine croissance, avec 55% des consommateurs européens ouverts à l’achat de smartphones reconditionnés en 2024.
4. La transformation humaine : L'Acheteur Augmenté par la data et l'IA
La transformation la plus profonde induite par la digitalisation n’est pas seulement technologique, elle est humaine. En automatisant les tâches répétitives, la technologie ne remplace pas l’acheteur, elle l’augmente. Elle le libère des missions opérationnelles à faible valeur ajoutée pour lui permettre de se positionner comme un véritable partenaire stratégique au sein de l’entreprise.
Cette évolution se manifeste sur plusieurs axes :
- Du contrôleur de coûts au conseiller stratégique : L’acheteur n’est plus un simple gardien des dépenses. Armé d’outils d’analyse de données, il devient un consultant interne capable de conseiller les directions métiers sur les meilleures stratégies d’achat, en se basant sur une analyse TCO complète, l’évaluation des risques et le potentiel d’innovation des fournisseurs.
- L’émergence de nouvelles compétences : Pour réussir cette transition, l’acheteur doit développer un nouveau panel de compétences. Hard Skills : La maîtrise des outils d’analyse de données (data analytics), la compréhension des technologies (IA, IoT) et la veille marché deviennent fondamentales pour prendre des décisions éclairées. Soft Skills : La communication, la collaboration inter-services et la gestion de la relation fournisseur (SRM) deviennent primordiales pour bâtir des partenariats durables et créateurs de valeur.
- Une collaboration renforcée avec les métiers : La digitalisation (notamment via les marketplaces internes) donne de l’autonomie aux collaborateurs pour les achats simples. Cela permet aux acheteurs de se concentrer sur les dossiers stratégiques, en travaillant en amont et en étroite collaboration avec les départements techniques, marketing ou de production pour définir les besoins et construire des solutions sur mesure.
5. Les technologies clés de la digitalisation des achats
La transformation digitale des achats repose sur un ensemble de technologies interconnectées.
- E-procurement et E-sourcing : Ce sont les piliers de la digitalisation. L’e-procurement englobe les processus d’achat dématérialisés, de la demande à la facturation. L’e-sourcing se concentre sur la recherche de fournisseurs, les appels d’offres et les enchères inversées. Ils permettent l’automatisation des workflows, la centralisation des informations et l’amélioration de la conformité.
- Intelligence Artificielle (IA) et Automatisation Robotisée des Processus (RPA) : L’IA et la RPA peuvent gérer des tâches répétitives comme la saisie de données ou la vérification de factures. Selon Zylio, l’IA peut générer 15% d’économies moyennes dans les achats. L’IA analyse aussi de vastes volumes de données pour prévoir les besoins, anticiper les risques et recommander les meilleures stratégies.
- Analytics et Data-Driven Procurement : Il s’agit d’utiliser l’analyse de données pour prendre des décisions d’achat plus éclairées. Les tableaux de bord permettent de visualiser les dépenses, d’évaluer la performance fournisseur et d’optimiser les contrats.
- IoT (Internet des Objets) et Maintenance Prédictive : Comme mentionné, l’IoT joue un rôle croissant dans la maîtrise du TCO. Les capteurs connectés permettent une maintenance prédictive, réduisant les pannes et prolongeant la durée de vie des actifs.
Le piège est d'empiler les technologies comme l'IA ou l'analytics en silos. On crée une mosaïque d'outils complexes qui frustrent les utilisateurs. Mon conseil : pensez 'écosystème' avant 'outil'. Visez une plateforme unique qui connecte tout le monde. Le modèle marketplace est précisément cela. Ce n'est pas une technologie de plus, c'est le chef d'orchestre qui transforme votre pile technologique en une stratégie cohérente, en alliant expérience utilisateur, data et connexion à tout votre écosystème.
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6. La marketplace interne : révolution du modèle d'achat
Au-delà des outils traditionnels, la marketplace interne redéfinit le paysage des achats. Si son application la plus immédiate dans une démarche de réduction du TCO est la marketplace d’achats internes, il est essentiel de comprendre que le modèle marketplace est bien plus qu’un simple outil de procurement. C’est une plateforme multi-fournisseurs polyvalente qui crée un écosystème fluide et transparent, transformant la manière dont une entreprise interagit avec ses collaborateurs, ses fournisseurs et même ses propres clients.
| Solution | ERP classique | Centrale d’achat | Marketplace |
|---|---|---|---|
| Flexibilité fournisseur | Faible | Moyenne | Élevée |
| UX pour collaborateurs | Faible | Moyenne | Forte |
| Time-to-market | Lent | Moyen | Rapide |
| Contrôle des dépenses | Oui | Oui | Oui + |
| Innovation continue | Non | Faible | Oui |
Optimiser les achats et l’expérience collaborateur, c’est le point de départ et le cœur de la stratégie TCO. En interne, la marketplace agit comme un portail d’achat privé et intuitif.
- Expérience utilisateur et adoption : En offrant une ergonomie inspirée du B2C, elle garantit une adoption massive par les collaborateurs, ce qui est essentiel pour canaliser les dépenses et éliminer les achats sauvages (« maverick buying »).
- Fluidification du processus Procure-to-Pay : De la recherche du produit à la facturation, le processus est simplifié et accéléré, générant des gains de productivité considérables pour tous les services et pour les équipes achats.
- Contrôle et rationalisation : Elle permet un contrôle centralisé des dépenses par la direction des achats tout en décentralisant l’acte d’achat.
La marketplace transforme radicalement aussi la relation avec les fournisseurs. Elle n’est plus un simple canal de commande, mais une plateforme de collaboration et de performance.
- Gestion des fournisseurs simplifiée : La plateforme permet de digitaliser et de fluidifier l’ensemble du cycle de vie fournisseur : de l’onboarding (collecte des documents, qualification) à la gestion des catalogues et des tarifs.
- Performance et concurrence saine : En centralisant les commandes et les interactions, la marketplace collecte des données précieuses sur la performance de chaque fournisseur (délais de livraison, qualité des produits via les notations des utilisateurs, etc.). Cela permet une évaluation objective et continue, tout en créant un environnement de concurrence saine qui les incite à offrir le meilleur service au meilleur prix.
- Collaboration renforcée : La plateforme devient un hub de communication unique, facilitant les échanges, la résolution de litiges et la collaboration sur de nouvelles offres. On passe d’une relation purement transactionnelle à un véritable partenariat stratégique.
La maîtrise de la technologie marketplace en interne ouvre la voie à de nouvelles opportunités stratégiques tournées vers l’extérieur. L’expertise acquise peut être déclinée pour créer de la valeur au-delà de la simple réduction des coûts.
- Marketplace de Vente B2B : Une entreprise peut lancer sa propre marketplace pour vendre ses produits et services, en y invitant potentiellement des partenaires ou des revendeurs. Elle crée ainsi un nouveau canal de vente puissant, digital et scalable.
- Centrale de référencement : Une organisation peut utiliser ce modèle pour créer une centrale de référencement ou de services pour ses propres clients ou adhérents. Par exemple, une fédération professionnelle peut lancer une marketplace offrant des services et produits négociés à tous ses membres comme le fait très bien la Fédération Française de Tennis.
La marketplace est bien une révolution du modèle d’achat. Elle commence par optimiser l’interne pour un impact direct sur le TCO, mais son potentiel stratégique est bien plus vaste. Elle transforme la gestion des fournisseurs en un partenariat dynamique et ouvre la porte à de nouveaux modèles économiques. Des solutions technologiques comme Origami Marketplace sont conçues pour supporter cette polyvalence, permettant de créer des plateformes sur mesure pour les achats, la gestion de centrales d’achats ou le lancement de marketplaces B2B complexes
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7. Mesurer le ROI de la digitalisation des achats
Pour évaluer efficacement le retour sur investissement (ROI) de la digitalisation des achats, il est essentiel d’adopter une approche structurée et rigoureuse. Voici les étapes clés à suivre :
1. Identifier les coûts initiaux
- Achat de logiciels et outils digitaux
- Intégration aux systèmes existants
- Formation des équipes
- Modifications éventuelles des processus internes
2. Quantifier les bénéfices directs
- Réduction des prix d’achat grâce à une meilleure négociation ou à des enchères électroniques
- Diminution des coûts administratifs (traitement des commandes, gestion des factures, etc.)
- Réduction des coûts de stockage via une meilleure planification et gestion des approvisionnements
3. Quantifier les bénéfices indirects
- Gains de productivité pour les équipes achats et les collaborateurs
- Amélioration de la qualité des produits ou services achetés
- Réduction des risques fournisseurs
- Meilleure conformité aux politiques internes et aux réglementations
4. Calculer le ROI
La formule classique du ROI est la suivante :
Il est important de considérer une période d’analyse suffisante (généralement de 1 à 3 ans), afin de permettre aux bénéfices de se matérialiser pleinement. En adoptant une démarche rigoureuse de mesure du ROI, les directions achats peuvent justifier leurs investissements dans la digitalisation et démontrer leur contribution directe à la performance financière de l’entreprise.
8. Mise en œuvre : stratégies et bonnes pratiques
La digitalisation des achats est un projet d’envergure qui nécessite une approche structurée.
Étapes clés de la transformation :
- Diagnostic et définition des objectifs : Réaliser un audit des processus existants et définir des objectifs clairs et mesurables.
- Choix des solutions technologiques : Sélectionner les outils adaptés, en privilégiant des solutions modulaires et évolutives.
- Déploiement progressif et pilote : Opter pour une approche progressive, en commençant par un projet pilote sur un périmètre limité.
- Formation et accompagnement des utilisateurs : Une formation complète et un accompagnement continu sont indispensables à l’adoption.
Conduite du changement et les pièges à éviter :
La dimension humaine est primordiale. Il faut communiquer de manière transparente et impliquer toutes les parties prenantes. Il est également crucial d’éviter les pièges courants :
- Piège n°1, négliger la conduite du changement. La résistance au changement est un obstacle majeur. Se concentrer uniquement sur la technologie sans accompagner les équipes est la première cause d’échec.
- Piège n°2, sous-estimer la qualité des données. La digitalisation repose sur des données de qualité. Des données incomplètes ou obsolètes compromettent l’efficacité des outils.
- Piège n°3, le manque de compétences. La maîtrise des nouvelles technologies requiert des compétences spécifiques. Il est impératif d’investir dans la formation des équipes ou de recruter de nouveaux talents.
9. Défis et perspectives d'avenir
Plusieurs défis peuvent freiner la digitalisation : la résistance au changement, la complexité d’intégration avec les systèmes existants, la qualité et la sécurité des données. Les tendances 2025 et au-delà promettent de nouvelles révolutions :
- L’IA générative : Elle pourrait révolutionner la rédaction de contrats, la création de spécifications techniques et même la génération de scénarios de négociation.
- La Blockchain : Elle pourrait renforcer la transparence et la sécurité des chaînes d’approvisionnement, en garantissant l’authenticité des produits et la traçabilité des transactions.
- Achats responsables et durables : La digitalisation facilitera l’intégration des critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) dans les décisions d’achat.
10. Vers une fonction achats augmentée
La digitalisation des achats n’est plus une option, mais une nécessité stratégique pour les entreprises qui aspirent à l’excellence opérationnelle et à une gestion optimisée de leurs coûts. En adoptant une approche holistique du TCO, les directions achats peuvent transformer leur rôle, passant d’un centre de coûts à un véritable moteur de valeur et d’innovation. Comme nous l’avons vu précédemment, le modèle marketplace incarne cette nouvelle ère des achats. Néanmoins, la transformation la plus fondamentale est humaine.
Pour les responsables achats, il est temps d’embrasser pleinement cette double révolution des outils et des compétences. En investissant dans la digitalisation, vous ne faites pas qu’optimiser des processus; vous construisez une fonction achats augmentée, capable d’anticiper, d’innover et de créer de la valeur durable pour votre entreprise.
Si vous souhaitez échanger dessus et voir comment procéder, nos experts sont à votre écoute pour imaginer ensemble cette révolution.
L'essentiel de l'article en 1 minute ! 🕐
Face à la pression sur les coûts, se concentrer sur le prix d’achat ne suffit plus. La solution est d’analyser le Coût Total de Possession (TCO) , qui inclut tous les frais cachés sur le cycle de vie d’un produit : acquisition, possession, utilisation et fin de vie.
La digitalisation offre les leviers pour réduire chacune de ces composantes. L’automatisation (e-procurement) diminue les coûts d’acquisition de 5 à 10% , la maintenance prédictive (IoT) réduit les coûts d’utilisation , et une meilleure gestion des données optimise les stocks (coûts de possession) et le recyclage (coûts de fin de vie).
Le modèle marketplace est l’aboutissement de cette démarche. Plus qu’un outil, c’est un écosystème qui simplifie l’expérience utilisateur, fluidifie la relation fournisseur et offre une flexibilité stratégique. Cette transformation technologique est aussi humaine : elle fait évoluer l’acheteur d’un simple contrôleur de coûts à un partenaire stratégique, expert en data et en conseil.
Ce projet, dont le ROI est mesurable, n’est plus une option. Digitaliser ses achats, c’est construire une fonction achats augmentée, créatrice de valeur durable pour l’entreprise.
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