Automatisation des achats : du procurement à l’approche marketplace
- Emeline Kerloch
- 9 minutes de lecture
La fonction Achat des entreprises se trouve à un point d’inflexion stratégique. La pression historique sur la réduction des coûts est désormais indissociable d’une exigence d’agilité, de résilience et, de plus en plus, d’une expérience utilisateur qui favorise l’adoption des outils. La performance ne se mesure plus uniquement en économies réalisées, mais aussi en efficacité opérationnelle et en satisfaction des collaborateurs. Pour analyser cette transformation, cet article explorera d’abord les fondements du procurement traditionnel, ses apports et ses limites. Il introduira ensuite le paradigme de la marketplace de procurement comme une réponse à ces contraintes, en menant une confrontation stratégique entre les deux modèles. Enfin, il proposera une feuille de route pour la mise en œuvre d’une telle plateforme avant de se projeter vers un avenir des achats qui s’annonce intelligent, durable et prédictif.
- L’e-procurement, socle de la digitalisation des achats
- L’avènement de la marketplace B2B : une révolution inspirée par le B2C
- Confrontation stratégique : procurement traditionnel vs. marketplace interne de procurement
- Lancer marketplace de procurement : feuille de route et facteurs clés de succès
- Le futur des achats : vers une marketplace intelligente, durable et prédictive
I. L'e-procurement, socle de la digitalisation des achats
1. La promesse de l'automatisation du cycle Procure-to-Pay (P2P)
L’e-procurement, est la digitalisation des processus d’achat entre une entreprise et ses fournisseurs via des technologies en ligne. Il vise à établir une connexion directe et dématérialisée pour gérer les achats de manière plus rapide et efficace. Ce concept s’inscrit dans le cycle Procure-to-Pay (P2P), qui couvre l’ensemble de la chaîne d’achat, de la recherche de fournisseurs à la facturation électronique.
L’adoption de ces systèmes a généré des bénéfices quantifiables :
- Réduction des coûts de transaction : le passage au digital peut diviser les coûts par cinq, avec des économies atteignant jusqu’à 80 % sur le traitement des commandes.
- Baisse des coûts administratifs : l’automatisation et la suppression du papier entraînent une diminution de 30 % à 35 % des coûts administratifs.
- Gains sur les achats : une meilleure négociation et une rationalisation des commandes permettent des économies de 5 % à 45 % sur les coûts d’achat directs.
2. Le fonctionnement d'un système d'e-procurement “traditionnel”
Le processus d’achat via une solution de procurement est hautement structuré pour garantir la conformité. L’utilisateur sélectionne un produit dans des catalogues en ligne pré-négociés ou remplit un formulaire pour les besoins « hors catalogue ». La demande est ensuite soumise à un circuit de validation avant que le système ne génère et transmette le bon de commande au fournisseur. À la réception, la facture électronique est rapprochée de la commande, déclenchant le paiement sans circulation de documents papier.
3. Les limites d'un modèle rigide : quand l'outil devient un frein
Malgré ses succès, le modèle traditionnel a montré ses limites, principalement dues à sa rigidité.
- Complexité et coût d’implémentation : le déploiement d’une solution de procurement est souvent un projet lourd, long et coûteux, exigeant une intégration complexe avec les systèmes existants comme les ERP.
- Le défi de l’adoption par les utilisateurs : c’est sa plus grande faiblesse. Les interfaces sont souvent jugées complexes et peu intuitives, ce qui entraîne une faible adhésion. Habitués à la fluidité des expériences d’achat en ligne personnelles, les employés perçoivent l’outil professionnel comme un obstacle. Une étude a montré que 68 % des collaborateurs français ayant affaire à ces logiciels jugent les outils de leur DSI insuffisants, les poussant à utiliser leurs propres applications pour leurs achats professionnels.
- La gestion des achats « hors catalogue » et la prolifération des achats sauvages : les systèmes traditionnels peinent à gérer les besoins non standards, ce qui réintroduit une lourdeur manuelle. Cette friction est une cause directe du maverick spending. Ces achats, réalisés en dehors des canaux validés, ne représentent qu’environ 5 % du volume total des achats, mais génèrent 70 % des coûts de traitement. Ils peuvent concerner jusqu’à 75 % du nombre total de fournisseurs, sapant les efforts de consolidation et créant des risques de non-conformité.
Le procurement traditionnel, conçu pour le contrôle, finit par provoquer le comportement qu’il cherchait à éliminer, et une part significative des gains est annulée par les surcoûts des achats sauvages.
II. L'avènement de la marketplace B2B : une révolution inspirée par le B2C
Face aux limites du procurement traditionnel, la marketplace de procurement a émergé comme un changement de paradigme, important l’ergonomie et la philosophie du B2C pour répondre aux exigences modernes d’expérience utilisateur, de choix et d’agilité.
1. La "consumérisation" des achats professionnels
Le principal moteur de cette transformation est la « consumérisation » : les attentes des consommateurs se transposent dans la sphère professionnelle. Les acheteurs B2B exigent désormais des expériences d’achat simples, rapides et personnalisées, rendant les catalogues statiques et les formulaires du passé obsolètes. L’avènement des plateformes a accéléré cette transition, donnant plus d’autonomie à l’acheteur final qui souhaite pouvoir comparer et commander en quelques clics.
2. L'écosystème de la marketplace : un modèle tripartite
Le fonctionnement d’une marketplace de procurement repose sur trois acteurs clés :
- L’opérateur : l’entreprise elle-même, qui définit les règles, qualifie les fournisseurs, négocie les tarifs et anime la plateforme via son équipe d’acheteurs
- Les vendeurs : les fournisseurs, qui gèrent leurs catalogues et traitent les commandes via la plateforme.
- Les clients : les collaborateurs, qui bénéficient d’un point d’accès unique à une offre large et pré-validée, avec une expérience utilisateur équivalente au B2C.
Ce modèle résout la tension entre liberté et contrôle. En rendant la voie officielle plus simple et plus riche que les achats sauvages, la marketplace transforme le contournement en conformité.
"La marketplace B2B n'est pas une simple évolution du procurement traditionnel; c'est une révolution copernicienne. On passe d'un système rigide, conçu pour le contrôle de l'acheteur, à une plateforme fluide, pensée pour l'expérience de l'utilisateur. En imitant la simplicité et la richesse des plateformes B2C, la marketplace interne connecte les collaborateurs à un écosystème de fournisseurs validés, transformant une tâche administrative complexe en un acte d'achat simple et intuitif. Le contrôle ne disparaît pas, il devient invisible et contextuel, intégré dans une expérience qui favorise naturellement l'adoption et la conformité."
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III. Confrontation stratégique : procurement traditionnel vs. la marketplace de procurement
La comparaison entre les deux modèles révèle des différences fondamentales qui expliquent pourquoi la marketplace s’impose comme la nouvelle norme.
- Expérience utilisateur (UX) : le procurement “traditionnel” est orienté « processus » et complexe, visant la contrainte. La marketplace est « user-centric », intuitive et inspirée du B2C, visant l’adoption naturelle.
- Diversité des fournisseurs : le procurement “traditionnel” rationalise et limite le nombre de fournisseurs. La marketplace étend le choix en facilitant l’intégration de centaines de fournisseurs, y compris les plus petits, créant une concurrence saine.
- Agilité et flexibilité : le procurement “traditionnel” est souvent une application monolithique et lourde, lente à faire évoluer. La marketplace, permet une implémentation rapide et une évolution continue via des API.
- Richesse des données : le procurement “traditionnel” a un angle mort sur le maverick spending. La marketplace offre une visibilité à 360°, capturant des données transactionnelles et comportementales riches pour un pilotage proactif.
Le contrôle prescriptif du procurement traditionnel (« tu dois acheter ceci ») est remplacé par le contrôle contextuel de la marketplace (« tu peux choisir librement dans ce cadre validé »).
IV. Lancer sa marketplace de procurement : feuille de route et facteurs clés de succès
1. Planification et technologie
Le projet doit être ancré dans la stratégie globale de l’entreprise, et non une simple initiative IT. Un audit des process existants permet d’identifier les points de friction et de définir un périmètre initial, souvent les achats indirects (classe C) où les gains sont rapides. L’approche doit être agile, en commençant par un projet pilote pour tester le modèle et démontrer sa valeur. Le choix technologique est critique : il faut privilégier une solution SaaS pour sa flexibilité, avec des capacités d’intégration via API et une expérience utilisateur irréprochable pour les acheteurs comme pour les fournisseurs.
"L'erreur la plus commune est de vouloir tout faire, pour tout le monde, dès le premier jour. Le succès d'une marketplace de procurement se construit de manière itérative. Notre conseil est de commencer "en périphérie" : ciblez une catégorie d'achats non stratégiques mais génératrice de friction, ou une filiale pilote. Démontrez la valeur sur ce périmètre contrôlé, prouvez le ROI en captant les achats sauvages, et faites de vos premiers utilisateurs vos meilleurs ambassadeurs. L'expansion se fera ensuite naturellement, tirée par la demande interne et non plus poussée par la seule direction de projet."
2. Gestion du changement et adoption
Le succès est avant tout humain. Il requiert un sponsoring fort de la direction pour surmonter les résistances. Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes (utilisateurs, managers, finance, fournisseurs) dans des ateliers de co-construction pour garantir l’adéquation de la solution et en faire des ambassadeurs. Un plan de communication et de formation adapté est indispensable pour expliquer les bénéfices et assurer l’adoption.
3. Les écueils à éviter
Plusieurs pièges peuvent compromettre le projet :
- Négliger l’onboarding des fournisseurs : une marketplace sans une offre riche est une coquille vide. Le processus d’intégration des vendeurs doit être simple et proactif.
- Sous-estimer la gouvernance : des règles claires doivent encadrer le fonctionnement de la plateforme (validation des vendeurs, gestion des litiges, etc.).
- Se focaliser uniquement sur la technologie : la technologie est un facilitateur, pas une fin en soi. Les processus et les rôles doivent être redéfinis en parallèle.
- Manquer de spécificité : vouloir tout couvrir dès le départ est risqué. Il est plus judicieux de commencer par un segment bien défini, de démontrer le succès, puis d’étendre progressivement.
V. Le futur des achats : vers une marketplace intelligente, durable et prédictive
La marketplace est une plateforme conçue pour l’avenir, prête à intégrer les prochaines vagues d’innovation qui façonneront la fonction Achat.
L’intelligence artificielle décuple la valeur de la plateforme. En analysant les données comportementales, elle permet une personnalisation des recommandations, une analyse prédictive des risques fournisseurs et une automatisation cognitive des tâches complexes, libérant les acheteurs pour des missions plus stratégiques.
La marketplace devient également un levier puissant pour la politique RSE/ESG. Elle permet d’opérationnaliser les achats responsables en intégrant des critères ESG dans la sélection des fournisseurs (labels, bilan carbone), en promouvant l’économie circulaire (produits reconditionnés) et locale, et en simplifiant le reporting extra-financier grâce à la centralisation des données.
Cette évolution transforme profondément le rôle de l’acheteur. Il passe d’un négociateur transactionnel à un opérateur de marché et animateur d’écosystème. Libéré des tâches répétitives, il se concentre sur la gestion des relations critiques, l’innovation et l’alignement de la stratégie Achat avec les objectifs de l’entreprise.
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Conclusion : la marketplace, plus qu'un outil, un changement de paradigme pour la fonction Achat
Le procurement “traditionnel” a été une étape nécessaire, mais sa rigidité et son expérience utilisateur défaillante ont appelé à une évolution. La marketplace interne d’achats représente un changement de paradigme. En conciliant expérience utilisateur, choix et agilité avec un contrôle intelligent, elle transforme la friction en fluidité et les achats sauvages en données stratégiques.
Cette transition repositionne la fonction Achat au cœur de la stratégie de l’entreprise. D’un centre de coût focalisé sur le contrôle, elle devient un partenaire business et un pilote d’écosystème. En orchestrant son marché interne, la Direction Achats ne se contente plus de réduire les coûts; elle crée de la valeur, favorise l’innovation, améliore la résilience et contribue directement aux objectifs de croissance et de durabilité de l’organisation, affirmant définitivement son rôle de créateur de valeur stratégique.
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Le procurement “traditionnel”, bien qu’ayant initié la digitalisation des achats, a atteint ses limites en raison de sa rigidité, d’une expérience utilisateur limitée et de son incapacité à endiguer les coûteux « achats sauvages ». En réponse, la marketplace interne de procurement, inspirée par la simplicité des plateformes B2C, change la donne. Elle offre une expérience intuitive et un large choix de fournisseurs pré-validés, ce qui favorise l’adoption par les collaborateurs et transforme les achats non contrôlés en données stratégiques. Ce changement de paradigme fait évoluer la fonction Achat d’un rôle de contrôleur à celui d’un orchestrateur de marché agile, tout en préparant le terrain pour un futur proche où l’intelligence artificielle et les critères de durabilité (RSE/ESG) seront au cœur de la performance.
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