Achats indirects : comment la marketplace B2B, devient un levier de rationalisation et de conformité
- Emeline Kerloch
- 11 minutes de lecture
Alors que les achats indirects, englobant les fournitures, les services et l’équipement informatique, représentent une part substantielle des dépenses globales des entreprises, leur nature décentralisée les rend souvent invisibles et difficiles à gouverner. Traditionnellement, les systèmes d’e-procurement rigides et peu intuitifs (ERP et suites S2P) ont alimenté les achats sauvages, annulant les efforts de centralisation des dépenses.
Face à ce défi, la marketplace B2B s’impose comme une solution de rupture. En plaçant l’expérience utilisateur, inspirée du B2C, au cœur de son architecture, elle canalise les dépenses tout en offrant une simplicité radicale d’identification et de comparaison multi-fournisseurs.
Cet article explore comment la marketplace B2B transforme l’achat indirect en un processus fluide, conforme, et pilotable grâce à la rationalisation de l’offre et au suivi granulaire des données via des dashboards efficaces.
- Le contexte stratégique : repositionner l’achat indirect dans l’écosystème digital
- L’expérience utilisateur (UX) : le moteur de l’adoption interne (B2C-like)
- Maîtriser la recherche du produit parmi les offres
- Simplicité de comparaison et transparence du marché multi-fournisseurs
- Rationalisation et pilotage des achats via un dashboard efficace
- Conclusion : la marketplace B2B, architecte de l’écosystème d’achat agile
I. Le contexte stratégique : repositionner l'achat indirect dans l'écosystème digital
L’enjeu économique et stratégique des dépenses indirectes
La gestion des achats indirects pose un défi structurel majeur aux entreprises. Historiquement, ces dépenses ont eu tendance à être distribuées et décentralisées, ce qui se traduit par un manque de gouvernance formelle claire.
Ce manque de visibilité crée un paradoxe stratégique. D’une part, les achats indirects représentent une part significative des dépenses totales, souvent entre 25 % et 40 % (pouvant même atteindre 35 % à 60 % dans certains contextes), d’autre part, ce manque de contrôle les fait percevoir comme moins stratégiques que les achats directs, qui bénéficient de l’attention de la direction.
Pourtant, leur influence est critique sur des piliers modernes de l’entreprise : la résilience opérationnelle, la satisfaction des collaborateurs, les objectifs ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) et le potentiel d’innovation. Développer une stratégie d’achat structurée est donc indispensable pour maîtriser ce levier de dépenses, faisant de la digitalisation un puissant catalyseur pour transformer durablement ces pratiques.
Le diagnostic de l’échec des systèmes rigides (ERP et Suites S2P)
L’échec de la gestion des achats indirects est souvent imputable à l’inadéquation des outils traditionnels. Les systèmes ERP sont fréquemment jugés trop complexes et peu intuitifs pour les utilisateurs internes finaux. De même, les suites source-to-pay, bien que riches en fonctionnalités, ont historiquement été conçues pour des experts du domaine, imposant une complexité qui rebute la grande majorité des collaborateurs (estimés à 99 %).
Ce phénomène de rejet génère une conséquence financière et stratégique grave : les achats sauvages. Face à un outil jugé trop rigide ou difficile d’accès, le réflexe naturel des collaborateurs est de le contourner. Ces achats sauvages compromettent les efforts de centralisation et de négociation. Bien qu’ils ne représentent qu’une faible part du volume d’achats, ils peuvent générer jusqu’à 70 % des coûts de traitement administratifs totaux. La complexité de l’outil devient ainsi le principal obstacle au retour sur investissement et à la conformité.
« Face à l'impraticabilité des systèmes rigides, le réflexe d'achat des 99 % de collaborateurs est simple : contourner l'outil. Ces achats "sauvages" génèrent, à eux seuls, jusqu'à 70 % des coûts de traitement administratifs totaux, prouvant que la complexité coûte bien plus cher que la dépense elle-même. »
II. L'expérience utilisateur (UX) : le moteur de l'adoption interne (B2C-like)
L’UX, juge de paix de la performance achat
La marketplace B2B propose une réponse radicale en adoptant une approche inverse : plutôt que d’imposer un contrôle rigide, elle encourage l’adoption par la simplicité. L’expérience utilisateur (UX) n’est pas un facteur secondaire, mais le moteur principal du retour sur investissement dans la digitalisation des achats.
La plateforme marketplace B2B réussit là où les suites S2P échouent en offrant une expérience d’une simplicité radicale, directement inspirée des sites marchands grand public (B2C) que les collaborateurs utilisent quotidiennement. Cette conception intuitive fait de la marketplace le chemin le plus simple pour acheter, ramenant naturellement les dépenses dans le giron de l’entreprise. La centralisation se traduit par la simplicité et la fluidité pour les équipes métiers, redéfinissant le service achat comme un facilitateur plutôt qu’un « gendarme ». L’utilisation de plateformes intuitives et l’application de règles transparentes facilitent l’adhésion interne, comme le démontrent les succès où des taux d’adoption massifs (dépassant 85 %) sont atteints grâce à une expérience d’achat fluide.
La gestion des risques par l’UX (alignement simplicité-conformité)
L’amélioration de l’UX a une implication stratégique directe sur la gestion des risques et la conformité. Une mauvaise expérience utilisateur n’entraîne pas seulement une perte de temps, elle pousse activement les collaborateurs vers des canaux de commande externes (sites marchands B2C ou fournisseurs directs) qui sont interdits par la politique d’achat interne.
En offrant une solution simple et intégrée, la marketplace canalise les dépenses dans un cadre contrôlé. Cette centralisation est essentielle pour réduire les risques de non-conformité que les achats décentralisés ne permettent pas de maîtriser. La plateforme permet d’établir un référentiel fournisseur unique, garantissant que chaque partenaire a été préalablement validé, audité et est conforme aux exigences internes (RSE, réglementations juridiques, RGPD). La simplicité de l’UX devient ainsi la première ligne de défense contre les risques de litiges juridiques, de dépendance critique, et d’erreurs opérationnelles résultant de l’utilisation de prestataires non audités.
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III. Maîtriser la recherche du produit parmi les offres
Facilité à trouver un article identifié
La facilité à trouver un type de produit identifié, qu’il s’agisse d’un article standard comme un stylo à bille ou d’un équipement technique spécifique, est un prérequis à l’adoption. Or, l’analyse montre que les projets de digitalisation des achats B2B, souvent centrés sur le choix de la solution d’e-procurement et la mise en place de workflows d’approbation, négligent fréquemment la qualité du contenu des catalogues électroniques.
Cette simplicité de navigation est le point où la marketplace B2B se distingue nettement des solutions source-to-pay et des systèmes d’e-procurement rigides. Dans ces outils traditionnels, la recherche d’un article, même commun, est une tâche laborieuse : l’utilisateur est souvent contraint de naviguer individuellement dans le catalogue de chaque fournisseur référencé pour vérifier si le produit souhaité est disponible. S’il ne l’est pas, il doit quitter ce catalogue, sélectionner le suivant, et répéter l’opération. La marketplace B2B, au contraire, agit comme un moteur de recherche centralisé et unique, agrégeant les offres de l’ensemble des fournisseurs référencés dans une seule interface.
Lorsqu’un collaborateur a besoin d’un produit, sa préoccupation principale est de s’assurer que celui-ci répondra à l’usage qu’il souhaite en faire. Si l’outil interne présente un contenu de faible qualité : descriptions sommaires, photos médiocres, attributs techniques incomplets, ou absence de fiches techniques, la commande devient risquée. Ce besoin d’information est particulièrement critique pour les achats de Classe C, où le produit est rarement acheté et où la nécessité de documentation est accrue.
La distinction cruciale : contenu B2B vs. B2C
L’impératif de fournir une expérience utilisateur proche du B2C ne signifie pas que le contenu B2B est interchangeable avec celui du grand public. Si un tronc commun existe (photos, structuration), le contenu B2B doit intégrer des exigences spécifiques et détaillées, cruciales pour l’utilisation professionnelle.
L’absence d’informations techniques et de conformité peut entraîner des dérives et accroître les risques. Les collaborateurs ont besoin de réponses précises sur la sécurité et la fonctionnalité : «peut-on mettre de l’acide dans cette cuve ?» ou «ces bureaux sont-ils conformes avec la norme anti-feu ?». Pour des produits comme les chaussures de sécurité, le contenu B2B exige des détails sur les milieux d’utilisation, la résistance au feu, le poids supporté par la coque de protection, et la fourniture de fiches techniques et de certificats de garantie. Un site B2C manque souvent de garanties suffisantes sur la véracité des informations techniques ou l’origine du produit.
Le contenu hybride normalisé : la garantie de la conformité
Le faible taux d’adhésion à la politique d’achat interne est très souvent le résultat direct d’un contenu produit défaillant. L’effort pour simplifier l’UX est annulé si les informations techniques indispensables à la conformité font défaut, exposant l’entreprise à des erreurs fonctionnelles ou à des dangers.
Pour pallier ce problème, la solution stratégique consiste à collaborer avec des distributeurs B2B spécialisés qui ont développé un contenu de haute qualité. Ce contenu combine les meilleures pratiques B2C (multiples photos, vidéo) avec l’impératif d’exhaustivité et de normalisation propre au B2B. Ces informations spécifiques sont indispensables pour comparer les caractéristiques des produits, assurant un choix sécurisé et conforme. Ce contenu, connecté via des systèmes comme le punch-out ou les API, garantit aux utilisateurs une expérience fluide, conforme aux exigences professionnelles de l’entreprise.
IV. Simplicité de comparaison et transparence du marché multi-fournisseurs
La mise en concurrence centralisée
La marketplace B2B est un portail multi-fournisseurs qui centralise l’offre et la demande, simplifiant les transactions interentreprises. Elle met en relation des fournisseurs et des acheteurs professionnels, permettant à ces derniers de comparer et de passer commande depuis un espace unique. La comparaison des offres des fournisseurs est l’une des principales motivations des acheteurs professionnels utilisant une marketplace B2B, dans l’ambition de trouver la meilleure proposition pour chaque besoin.
L’architecture multi-fournisseurs favorise une mise en concurrence saine et un haut niveau de transparence entre les fournisseurs. Cette dynamique concurrentielle est un levier direct de la diminution des coûts d’achat.
Les mécanismes de comparaison avancée en B2B
La simplicité de comparaison sur la marketplace B2B doit aller au-delà de l’affichage du prix de détail. Elle doit intégrer des fonctionnalités essentielles aux transactions professionnelles complexes.
La plateforme doit impérativement permettre aux acheteurs de comparer les prix pour un même produit proposé par différents fournisseurs. De plus, elle intègre des dispositifs multi-fournisseurs avancés tels que :
- La tarification personnalisée : la capacité pour chaque fournisseur de gérer ses propres informations (catalogue, prix) et de configurer des prix personnalisés pour leurs clients spécifiques est essentielle.
- Une mise à jour en temps réel : toutes les informations sur les produits (disponibilité des stocks, prix, livraison, … ) doivent pouvoir être mis à jour en temps réel, en lien avec les systèmes d’informations des fournisseurs.
- Outils de négociation : la transparence apportée par la plateforme permet d’améliorer l’expérience d’achat, la concurrence directe étant accrue sur la marketplace, les prix ont tendance à être tirés vers le bas.
Comparaison d’articles similaires et fonctionnels
La complexité des achats indirects exige que la plateforme supporte la comparaison non seulement entre les offres pour un même article identifié, mais également pour des articles similaires permettant le même usage.
Une base de données normalisée, forte d’informations techniques B2B vérifiées, est la condition est indispensable pour garantir cette comparaison fonctionnelle. Elle assure la rigueur nécessaire pour évaluer toutes les caractéristiques des produits, permettant à l’acheteur de choisir l’option la plus adaptée à l’utilisation professionnelle et d’éviter un choix potentiellement à risque ou non conforme.
V. Rationalisation et pilotage des achats via un dashboard efficace
La rationalisation opérationnelle et contractuelle
La centralisation des processus d’achats indirects est devenue indispensable pour les directions achats modernes. Elle offre une rationalisation multiple :
- Gains sur la négociation et les économies d’échelle : la centralisation permet de mutualiser les volumes d’achats pour obtenir des conditions tarifaires plus avantageuses. Elle facilite la négociation de contrats à l’échelle multisites ou multipays.
- Automatisation des process : la standardisation des workflows automatise le processus d’achat dans son ensemble, depuis la demande et la validation hiérarchique ou budgétaire jusqu’à la génération de la commande et le rapprochement de la facture. Cela génère un gain de temps administratif significatif, une réduction des erreurs et une fiabilisation des données transmises aux équipes financières.
- Contrôle du panel de fournisseurs : la plateforme aide à rationaliser le panel fournisseurs, limitant les achats hors marché et garantissant que les achats sont effectués auprès de partenaires validés et conformes.
Un dashboard de suivi clair
Pour transformer un processus chronophage en une source de valeur, la plateforme doit permettre un suivi simple et clair des commandes pour chaque produit, via un dashboard centralisé. Cette interface de pilotage est essentielle pour suivre les engagements budgétaires du département achat. La marketplace, en tant qu’opérateur de transactions, capture, historise et restitue l’ensemble des données. Cette collecte détaillée de données d’achats (services, achats directs et indirects) est la base de l’analyse des dépenses. Cette analyse stratégique repose sur :- La catégorisation de toutes les données de dépenses via une taxonomie logique qui regroupe des types de dépenses similaires. Ce regroupement permet de suivre les dépenses pour des catégories fonctionnelles (ex : les fournitures de bureau) qui incluent des produits similaires mais différents (par exemple, le correcteur liquide vs celui en souris)
- L’accès à une visibilité au niveau de l’unité de stock (SKU). Si le reporting au niveau du produit donne une vue d’ensemble, c’est l’analyse au niveau du SKU (par exemple, la variante, la couleur ou le format spécifique) qui révèle les tendances cachées et les impacts réels sur la marge. Avoir une visibilité par SKU permet de suivre précisément les dépenses annuelles pour chaque produit identifié et d’éclairer les arbitrages stratégiques pour optimiser les flux.
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VI. Conclusion : la marketplace B2B, architecte de l'écosystème d'achat agile
La digitalisation des achats indirects via la marketplace B2B est un impératif stratégique qui ne se limite pas à une simple mise en ligne. Le succès de ce modèle repose sur un cycle de causalité bien défini : la simplicité de l’expérience utilisateur, inspirée du B2C, est le levier fondamental de l’adoption interne. L’adoption, à son tour, assure la canalisation des dépenses dans un cadre contrôlé, réduisant de manière significative le risque de non-conformité et les coûts générés par les achats sauvages.
Cependant, cette simplification d’interface doit être impérativement soutenue par la qualité et la normalisation du contenu B2B. Sans informations techniques complètes et vérifiées, l’UX est compromise, entraînant la résistance des utilisateurs et la migration vers des canaux non audités. Lorsque cette condition de contenu est remplie, la plateforme peut alors concrétiser sa proposition de valeur : une mise en concurrence multi-fournisseurs transparente et une rationalisation opérationnelle complète. Le pilotage centralisé, rendu possible par des dashboards fournissant des KPIs précis et consolidés, transforme la fonction achat d’une activité chronophage en une source de contrôle stratégique et d’économies d’échelle.
En permettant aux Directions Achats de devenir les orchestrateurs de leur propre écosystème d’achat, la marketplace B2B leur offre la plateforme nécessaire pour maîtriser pleinement des dépenses qui, bien que « indirectes », sont essentielles à la résilience et à la performance globale de l’entreprise.
🚀 Pour ceux qui ont peu de temps, le résumé de l'article en 30 secondes.
💪 Le défi : les achats indirects sont dispersés et mal gérés par les outils S2P/ERP rigides, provoquant des « achats sauvages ».
🔥 La solution : la marketplace B2B.
🤍 Adoption par l’UX : utilise une expérience utilisateur simple, inspirée du B2C, pour garantir une adoption interne (taux élevés) et canaliser naturellement les dépenses.
🔍 Recherche efficace : moteur de recherche centralisé agrégeant les offres multi-fournisseurs pour trouver les produits instantanément, contrastant avec la navigation laborieuse catalogue par catalogue des systèmes traditionnels.
✅ Conformité et qualité : exige un contenu produit B2B normalisé et détaillé (spécifications techniques, conformité) pour sécuriser le choix et permettre une comparaison rigoureuse des offres.
🚀 Pilotage stratégique : centralisation des transactions qui alimente un dashboard fournissant une visibilité granulaire des dépenses, par produit (SKU) et par catégorie fonctionnelle, essentielle à la rationalisation et aux économies d’échelle.
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