« Zone Grise » des Achats : gérer les dépenses invisibles
- Arnaud
- 6 minutes de lecture
Vous avez un ERP, des catalogues, des workflows de validation. Sur le papier, la gouvernance achats est en place. Pourtant, une part significative de vos achats indirects échappe toujours au cadre officiel. Ces dépenses ne passent ni par les outils référencés, ni par les contrats négociés, ni par les processus standardisés. Elles forment ce que l’on appelle la zone grise des achats.
Ce n’est pas une anomalie marginale. C’est une composante structurelle de la gestion des achats de classe C, et l’une des principales sources de :
- Coûts cachés
- Multiplication des fournisseurs
- Complexité comptable
- Perte de visibilité financière
- Risques de conformité
Autrement dit : la zone grise alimente directement la dette achats invisible de l’entreprise.
SOMMAIRE :
- Qu’est-ce que la zone grise des achats ?
- À quoi ressemble concrètement cette zone grise ?
- Pourquoi cette zone grise existe-t-elle ?
- Les 4 risques majeurs liés à la zone grise
- Pourquoi les modèles classiques ne capturent pas cette zone
- Reprendre le contrôle : moins de contraintes, plus d’attractivité
- Ce que cela change pour la Direction Financière et Achats
1. Qu’est-ce que la zone grise des achats ?
La zone grise désigne l’ensemble des dépenses réalisées en dehors des canaux et processus officiellement définis. C’est le territoire des achats sauvages (maverick buying) et des achats non référencés.
Elle se forme à l’intersection de trois réalités :
- Les besoins opérationnels sont rapides, locaux, souvent imprévus.
- Les outils historiques (ERP, e-procurement) sont conçus pour des achats récurrents, planifiés et standardisés.
- Les collaborateurs privilégient l’efficacité immédiate plutôt que la conformité processus.
Résultat ? Une partie des flux se déplace hors système.
2. À quoi ressemble concrètement cette zone grise ?
Elle ne se manifeste pas par de grandes décisions stratégiques et s’installe dans le quotidien.
- Un technicien a besoin d’une pièce urgente pour éviter un arrêt de production. Il achète localement.
- Un service marketing gère un imprimeur ou un fournisseur de goodies via email.
- Une agence régionale gère ses propres prestataires.
- Des produits personnalisés (textiles, signalétique, PLV, supports) sont traités par devis hors outil.
- Des cartes corporate sont utilisées sur des sites non référencés, avec contrôle uniquement a posteriori.
Ces situations sont fréquentes, répétées, et rarement consolidées. Elles constituent la longue traîne des dépenses, fragmentée, dispersée, peu pilotée.
3. Pourquoi cette zone grise existe-t-elle ?
Les collaborateurs ne contournent pas les processus par résistance. Ils le font parce que le système officiel ne répond pas à leurs contraintes réelles :
- Urgences
- Achats ponctuels
- Besoins locaux
- Produits personnalisés
- Gestion de devis
- Fournisseurs spécifiques
Lorsque l’outil est perçu comme plus lent que le contournement, la zone grise devient la solution opérationnelle… mais un problème stratégique.
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4. Les 4 risques majeurs liés à la zone grise
Risque financier : perte de contrôle des coûts
Les achats de la zone grise sont :
- Non négociés
- Non consolidés
- Effectués à des prix variables
- Générateurs de coûts administratifs élevés
Chaque facture “à régulariser” augmente le coût de traitement administratif et alimente l’inefficacité globale.
Risque opérationnel : fragilité de l’approvisionnement
Des fournisseurs non référencés impliquent :
- Qualité non validée
- Fiabilité logistique incertaine
- Absence d’alternative en cas de défaillance
La continuité d’activité repose alors sur des acteurs non gouvernés.
Risque de conformité et juridique
Un fournisseur hors référentiel est un fournisseur dont :
- La conformité légale n’est pas vérifiée
- Les engagements RSE ne sont pas évalués
- La sécurité des données n’est pas contrôlée
La responsabilité de l’entreprise peut être engagée sans que la Direction Achats en ait eu connaissance.
Risque stratégique : impossibilité de piloter
La zone grise est une boîte noire de données :
- Dépenses non visibles
- Catégories mal identifiées
- Fournisseurs non cartographiés
- Opportunités de massification manquées
La stratégie achats repose alors sur une vision partielle, donc faussée.
5. Pourquoi les modèles classiques ne capturent pas cette zone
Les solutions historiques sont conçues pour gérer ce qui est structuré. La zone grise, elle, est par nature :
- Fragmentée
- Ponctuelle
- Personnalisée
- Locale
- Multi-fournisseurs
C’est précisément ce que les modèles basés sur catalogues figés et référencements rigides couvrent mal. La zone grise n’est pas un défaut d’exécution. C’est un défaut de modèle.
6. Reprendre le contrôle : moins de contraintes, plus d’attractivité
Renforcer les règles ne suffit pas. Ajouter des validations ralentit encore plus le processus et encourage les contournements. La solution durable consiste à rendre le canal officiel plus simple, plus rapide et plus complet que la zone grise. C’est le principe d’une marketplace interne d’achats indirects :
- Écosystème multi-vendeurs en concurrence continue
- Fournisseurs pré-validés
- Gestion native des devis et produits personnalisés
- Alternative immédiate en cas d’indisponibilité
- Centralisation des factures
- Traçabilité complète
Le collaborateur y trouve une expérience fluide. Le service Finance et les Achats y trouvent visibilité, gouvernance et données consolidées. La zone grise ne disparaît pas par interdiction. Elle disparaît parce qu’elle devient inutile.
Pour aller plus loin : Découvrez comment Orpi a solutionné sa zone grise pour ses adhérents
7. Ce que cela change pour la Direction Financière et Achats
Capturer la zone grise permet :
- Réduire les achats sauvages
- Rationaliser le nombre de fournisseurs
- Diminuer le coût administratif des factures hors process
- Améliorer la conformité
- Fiabiliser la donnée achats
- Transformer des dépenses invisibles en leviers de performance
On ne parle plus seulement de conformité processus. On parle de reprise de contrôle stratégique sur la longue traîne des dépenses.
Pour aller plus loin : Achats de classe C : enjeux, coûts cachés et limites des modèles classiques
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