Dans une entreprise, le service achat est bien souvent amené à pratiquer un approvisionnement en ligne, aussi appelé e-procurement. C’est d’ailleurs l’un des principaux canaux pour les achats indirects dans un contexte B2B, car il offre de nombreux avantages économiques en plus de simplifier le quotidien des acheteurs. Dans cet article, découvrez les tenants et aboutissant du e-procurement et comment le modèle marketplace est en passe de devenir l’outil de référence pour procéder aux achats professionnels de produits ou prestations de services.

 

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E-procurement ou approvisionnement en ligne, de quoi s’agit-il exactement ?

Le terme «e-procurement» est un anglicisme composé du préfixe «e» pour «electronic» et du mot «procurement» qui se traduit communément par « approvisionnement ». Il s’agit donc de l’approvisionnement en ligne, dans un contexte B2B exclusivement. Les centrales d’achats, les services financiers ou comptables sont régulièrement amenés à recourir à cette pratique pour les achats indirects de l’entreprise.

Dématérialiser et automatiser sont les deux mots-clés à retenir lorsque l’on parle de e-procurement. En effet, les plateformes spécialisées ont vocation à fluidifier le processus d’achat en normalisant la sélection des produits, l’envoi de la commande ainsi que la gestion des factures et le paiement.

Le e-procurement est considéré comme une sous-partie du «procure-to-pay» (ou P2P), qui consiste en un processus englobant toutes les actions allant de l’action primordiale de l’achat à la finalité, le paiement. Le marché du e-procurement est actuellement alimenté par des logiciels spécialisés, donc les plus renommés sont : Coupa, Basware, SAP Ariba ou Zycus, pour ne citer qu’eux.

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Quels sont les intérêts de l’e-procurement dans le milieu B2B ?

Depuis de nombreuses années, ce modèle d’approvisionnement en ligne offre des atouts de taille aux entreprises, leur procurant de nouvelles perspectives d’économies et donc de rentabilité.

 

Objectif : économies

Le e-procurement ou approvisionnement en ligne, c’est avant-tout pouvoir passer commande en quelques clics.

Les commandes sont passées électroniquement sur des catalogues préalablement négociés. Les achats sont en général centralisés ou regroupés.
Le concept est très simple : un catalogue est disponible dans un environnement d’achat simplifié qui permet à l’acheteur de sélectionner un produit ou service sur une interface. Cette sélection revient à faire une demande d’achat qui ensuite se transformera en commande. Rien de plus facile pour la direction des achats qui gagne ainsi un temps précieux.
Automatiser le processus d’achat, c’est donc réduire les coûts de main d’oeuvre et de gestion, minimiser les risques de mauvais achat et enfin modérer les litiges.

Améliorer les délais en ne gardant que les process à forte valeur ajoutée

Le deuxième atout liée à la digitalisation et à l’automatisation des processus d’achat est le gain de temps. Avant, pendant ou après la commande, tout est fait pour optimiser le temps passé à réaliser et recevoir la commande.

  • En amont de la commande, les catalogues des différents fournisseurs sont intégrés au logiciel d’achat selon les conditions négociées par la direction achat, ainsi le processus est simple en plus d’être plus transparent pour les acheteurs.
  • Pendant la commande, comme nous le disions précédemment, la sélection de l’article ou du service se fait en un clic et la transformation de la demande d’achat en bon de commande est automatisée. On gagne du temps sur le sourcing, la sélection et la partie administrative des commandes (envoi du bon de commande, demande de validation, rapprochement commande et facture).
  • Suite à la commande, celle-ci est automatiquement remontée au fournisseur concerné sous forme de bordereau de préparation. La livraison est donc plus rapide et le taux de service après-vente fortement réduit.

Finalement, si l’on gagne du temps c’est surtout parce que l’on supprime les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée

 

Maîtriser et optimiser les dépenses

Le e-procurement permet donc d’avoir toutes les cartes en mains pour bien réaliser son achat dans un contexte B2B. La direction des achats dispose de plus de transparence sur les fournisseurs et les prix d’achats pratiqués, mais elle dispose aussi d’une meilleure vision sur les dépenses réelles grâce au logiciel tout-en-un. Ainsi, mieux surveiller les dépenses grâce à des KPIs pertinentes offrira un meilleur contrôle du budget, une meilleure anticipation des besoins et par extension une optimisation des dépenses.

 

Nous constatons donc de nombreux avantages au e-procurement pour faciliter les achats professionnels de produits ou prestations de services, cependant les logiciels sur le marché de l’approvisionnement en ligne sont réputés complexes, dans la mise en place et dans la prise en main par l’opérateur. De plus, les interfaces sont assez peu ergonomiques, hors on sait désormais que l’acheteur B2B est aussi – et avant-tout – un acheteur B2C dans sa sphère privée. Une étude Forrester Research montre d’ailleurs que la prochaine génération d’acheteurs B2B favorisera une expérience d’achat qui se rapprochera le plus de son expérience personnelle sur les sites marchants et notamment sur les marketplaces, qui disposent d’un catalogue large et toujours bien fourni (Lire notre article à ce sujet ici).

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Pourquoi s’intéresser au modèle marketplace pour gérer ses achats de produits ou commandes de services ?

La place de marché est un outil innovant capable de concurrencer les solutions d’e-procurement disponibles sur le marché. En effet, ce nouveau modèle permet de répondre aux nombreux besoins des centrales d’achat, tout en facilitant le processus d’intégration des catalogues fournisseurs pour finalement améliorer l’expérience d’achat en proposant une offre centralisée, digitalisée via une interface ergonomique.

Fondamentalement, ce que les solutions d’e-procurement apportent aux centrales d’achats,
la marketplace l’apporte aussi… avec des fonctionnalités supplémentaires.

 

Le confort du e-procurement et plus encore

La place de marché offre – par nature – la centralisation des offres de produits ou service au sein d’une même plateforme, ce qui facilite largement la sélection des articles par les acheteurs.
De plus – et contrairement aux logiciels existants les fournisseurs sont indépendants sur l’onboarding et la mise en ligne sur la marketplace, ce qui permet de gagner un temps considérable lors de l’intégration du catalogue des offres.

La concurrence entre les fournisseurs sur la marketplace, permet de bénéficier des meilleurs prix sans avoir besoin de négocier en amont, tout en comparant très facilement les offres, prix et les stocks. Ainsi, il est impossible de ne pas sélectionner l’offre la plus adaptée et au meilleur prix. De plus, le panier multi-fournisseurs permet de mieux optimiser les frais de ports et ainsi faire des économies conséquentes.

Un gain de temps en amont de la vente, qui se répercute également dans l’après-vente grâce à un interlocuteur unique, l’opérateur de place de marché qui sera en mesure de traiter les réclamations, les orienter vers les bons fournisseurs et s’engage à être tiers de confiance dans la résolution du litige.

Finalement, la solution de marketplace offre de nombreux KPIs permettant d’améliorer son ROI : étudier ses dépenses, obtenir un historique de prix sur une offre, optimiser le transport,…

 

Une mise en place facile et rapide

La marketplace est conçue pour être simple à déployer et ainsi offrir un go-to-market très rapide. En moyenne, quelques mois suffisent à la mise en place d’une marketplace de e-procurement fonctionnelle répondant aux besoins des clients professionnels.

 

Une expérience d’achat optimale

L’UX (user-experience) est le maître-mot de ce dernier chapitre qui – même s’il arrive en fin d’article – est certainement le point le plus important à prendre en compte dans la réalisation d’un projet de e-procurement. En effet, il est important de noter que les acheteurs tendent à rechercher une expérience d’achat aussi confortable et ergonomique que celle rencontrée sur la sphère privée – notamment sur les sites B2C. Mais de l’autre côté du miroir, il est également important de s’assurer que les fournisseurs disposent d’un outil simple, facile à utiliser et conçu pour leur utilisation afin de bien gérer l’import du catalogue, les commandes et le service après-vente, notamment.

 

Pour conclure, nous constatons que la place de marché apporte des réponses tangibles et immédiates aux différents services d’une organisation, il s’agit d’une solution permettant d’allier le confort du e-procurement, la rapidité de mise en place, la simplicité de son utilisation et enfin une expérience d’utilisation optimisée pour les centrales d’achat, mais aussi pour les fournisseurs.

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